10 Finanztipps für Ihr kleines Business

Buchhalter und Berater, die sich auf kleine Unternehmen spezialisiert haben, sagen immer wieder, dass diese Unternehmen dem Cashflow nicht genügend Aufmerksamkeit schenken. Das ist der Maßstab dafür, wie viel Geld man wirklich im Unternehmen hat.

Vorsicht vor großen Aufträgen

“Kleinunternehmer nehmen große Aufträge an, die sie in Schwierigkeiten bringen”, sagt Ronald Lowy, der an einer Hochschule eine Abteilung für Betriebswirtschaft leitet. “Sie wollen den großen Auftrag, bekommen aber nicht genug Geld im Voraus und haben keine Bargeldreserven, um die Arbeiter und andere Rechnungen zu bezahlen, während sie darauf warten, selbst bezahlt zu werden. Sie mögen zwar periodengerecht einen Gewinn ausweisen, aber vom Standpunkt des Cashflows aus betrachtet, ist das nicht der Fall.”

Judith Dacey, eine Wirtschaftsprüferin, bezeichnet eine Cashflow-Rechnung als “wahrscheinlich das wichtigste Instrument, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen auf Kurs ist oder nicht”. Als Beispiel beschreibt sie, wie die Vorstandsmitglieder einer gemeinnützigen Gruppe ihre Cashflow-Rechnung nicht überprüften.

“Sie stellten Mitarbeiter ein, gaben Geld für Mitgliedschaftskampagnen aus und taten all diese Dinge auf der Grundlage von Geld, das sie aufgrund der Gewinn- und Verlustrechnung zu haben glaubten”, sagt Dacey. “Sie wussten nicht, dass es sich bei der Gewinn- und Verlustrechnung um eine periodengerechte Abgrenzung handelt, was im Grunde bedeutet, dass man Papierversprechen für künftige Zahlungen einbezieht und nicht das Geld, das man auf der Bank hat.”

Der Vorstand der Non-Profit-Organisation wurde sich der Schwierigkeiten erst bewusst, als ein Scheck der Organisation platzte. Mitarbeiter mussten entlassen werden, und der Gürtel wurde enger geschnallt. “Das hätte vermieden werden können, wenn sie die Cashflow-Rechnung gesehen hätten”, sagt Dacey. “Eine Cashflow-Rechnung zeigt Ihnen, wie viel Geld tatsächlich eingegangen ist und womit Sie arbeiten können.

Eine Cashflow-Rechnung beginnt mit dem unteren Teil Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung – der Zeile, die Ihr Nettoeinkommen ausweist. An dieser Zahl werden mehrere Anpassungen vorgenommen. Die Details sind etwas kompliziert, aber ein gutes Buchhaltungsprogramm, das eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz erstellt, kann auch diese Aufstellung für Sie berechnen.

Verfolgung der Big 10

Wenn Sie einen Weg gefunden haben, den Cashflow zu verfolgen, können Sie nun 10 Finanzdaten für Ihr Unternehmen organisieren und verfolgen. Das ist eine lange Liste, aber keine Panik: Wie bei den Gewinn- und Verlustrechnungen können Sie Softwareprogramme nutzen, um die Erfassung vieler der folgenden Punkte zu automatisieren:

Ihr Vermögen

Die Nachverfolgung Ihrer Ausrüstung, Möbel, Immobilien und anderer Bestände sollte einfach sein. Um jedoch eine wirkliche Vorstellung vom Wert Ihres Unternehmens zu bekommen, müssen Sie auch die Wertveränderungen dieser Vermögenswerte verfolgen. Mehr als ein kleines Unternehmen hat sich auf einem Stück Land niedergelassen, das mehr wert ist als das Unternehmen selbst. Ebenso sollten Sie den Wertverfall von Vermögenswerten wie Computern und Büromöbeln verfolgen.

Ihre Verbindlichkeiten

Auf den ersten Blick ist dies einfach – Verbindlichkeiten sind das, was Sie schulden. Aber was Sie schulden, ist nicht immer so offensichtlich wie eine Rechnung von Ihrem Vermieter. Die Lohnsteuer ist eine Verbindlichkeit, die von der Höhe Ihrer Lohnsumme abhängt. Darlehen sind eine eindeutige Verbindlichkeit, aber bei der Rückzahlung sollten Sie in der Lage sein, zu verfolgen, wie viel von einer Zahlung auf Kapital und Zinsen angerechnet wird.

Was kostet es Sie, das zu produzieren, was Sie verkaufen?

Wenn Sie ein fertiges Produkt zum Weiterverkauf kaufen, ist dies relativ einfach. Schwieriger wird es, wenn Sie alle Faktoren, wie z. B. die Arbeitskosten, berechnen müssen, die bei der Herstellung eines Produkts anfallen.

Was kostet es Sie, das zu verkaufen, was Sie verkaufen?

Werbung, Marketing, Arbeit, Lagerhaltung und die allgemeine Kategorie der Gemeinkosten – es ist nützlich zu wissen, was es Sie kostet, ein Produkt zu verkaufen, und was es Sie kostet, es herzustellen.

Wie hoch ist Ihre Bruttogewinnspanne?

Diese wird berechnet, indem der Gesamtumsatz durch den Bruttogewinn geteilt wird. Wenn Ihre Bruttogewinnspanne konstant bleibt oder einen Aufwärtstrend aufweist, sind Sie wahrscheinlich auf dem richtigen Weg.

Wenn Sie in der Lage sind, eine sinkende Marge zu verfolgen, können Sie sich darauf einstellen, dass Sie Ihre Preise oder Kosten anpassen müssen. Im schlimmsten Fall verschwinden Ihr Bruttogewinn und Ihre Gewinnspanne ganz. Dann geht es Ihnen wie dem Mann, der bei jedem Verkauf Geld verloren hat, aber dachte, er könne das durch die Menge wieder wettmachen. Tun Sie es nicht.

Wie hoch ist das Verhältnis von Schulden zu Vermögenswerten?

Anhand dieses Verhältnisses können Sie feststellen, wie viel von dem, was Sie in Ihrem Unternehmen haben, eigentlich jemand anderem gehört – Ihrem Kreditgeber. Wenn dieses Verhältnis ansteigt, kann das ein schlechtes Zeichen sein. Dies kann im Rahmen einer größeren Expansion geschehen, aber auch ein Hinweis darauf sein, dass Sie sich zu viel zumuten.

Wie hoch ist der Wert Ihrer Außenstände?

Dies ist das Geld, das Ihnen geschuldet wird. Wenn die Außenstände steigen, kann das ein Hinweis darauf sein, dass die Kunden, an die Sie verkaufen, zu straucheln beginnen.

Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis Sie Ihre Forderungen eintreiben können?

Dies ist wahrscheinlich eine der ärgerlichsten Informationen für Unternehmen mit knappen Kassen, denn sie gibt Aufschluss darüber, wie viele Tage Sie als “Bankier” für die Leute fungieren, die Ihnen Geld schulden.

Wie hoch sind Ihre Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?

Die Kehrseite der Debitorenbuchhaltung. Ein Anstieg der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen