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5 Tipps zur Optimierung des Rückgabeprozesses

5 Tipps zur Optimierung des Rückgabeprozesses
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Die Rückgabe von Produkten im Geschäft mag in der Theorie einfach klingen, aber in der Praxis kann die Situation kompliziert sein.

Viele Einzelhändler haben mit Rückgaben zu kämpfen, bei denen das Personal und die Kunden die Rückgaberichtlinien ignorieren. Es gibt auch Fälle, in denen der Kassierer die Zahlung für den Kunden nicht zurückerstatten kann oder die Rückerstattung nicht im System aktualisiert wird. Andererseits können Rücksendungen ohne Quittungen zu ernsthaften Problemen bei der Inventur und Buchhaltung führen.

Um diese Probleme zu vermeiden, finden Sie hier 5 Tipps, wie Sie einen Prozess für Produktrückgaben einführen oder optimieren können.

Tipp Nr. 1: Schreiben Sie klare Rückgaberichtlinien

Stellen Sie sich vor, Sie bringen ein Produkt in die Filiale zurück und müssen dann feststellen, dass die Richtlinien auf der Website veraltet sind und Ihr Antrag nicht akzeptiert wird.

Klare und leicht verständliche Richtlinien sind die beste Methode, um Rücksendungen zu verhindern und, falls eine Rücksendung notwendig ist, den Prozess zu beschleunigen. Die Rückgaberichtlinien sollten den Kunden über alle Vertriebskanäle hinweg einheitlich mitgeteilt werden.

Die Rückgaberichtlinien sollten klare Angaben enthalten:

  • Die Dauer der Rückgabe. Manche Händler bieten zwei Wochen an, andere ein Jahr. Einzelhändler müssen auch die rechtlichen Anforderungen für ihr Produkt, ihre Branche und ihren Standort berücksichtigen. Wenn Sie Produkte mit unterschiedlichen Richtlinien verkaufen (z. B. Smartphone oder Staubsauger), sollten Sie alle Optionen angeben.
  • Bedingungen für die Rückgabe. Legen Sie die Bedingungen für den Artikel fest, den Sie annehmen können. Zum Beispiel muss der Artikel in gutem Zustand sein und die Etiketten müssen noch dran sein. Die meisten Einzelhändler verlangen auch die Originalverpackung und den Kassenbon. Für online gekaufte Artikel gelten möglicherweise nicht dieselben Bedingungen wie für im Geschäft gekaufte Artikel.
  • Ausnahmen. Kunden müssen wissen, ob die von ihnen gekauften Artikel nicht umgetauscht oder erstattet werden können. Dies gilt insbesondere für preisreduzierte Artikel, Unterwäsche oder verderbliche Waren wie Lebensmittel oder Blumen. Sie sollten auch angeben, ob es Ausnahmen im Zusammenhang mit defekten Produkten gibt.
  • Möglichkeiten für den Kunden, die Zahlung zu erhalten. Wie können Kunden ihr Geld zurückerhalten? Informieren Sie Ihre Kunden darüber, dass sie nur für Gutschriften in Frage kommen oder dass sie ihr Geld auf die gleiche Weise zurückbekommen können, wie sie es bezahlt haben.
  • Zeit bis zum Zahlungseingang. Teilen Sie Ihren Kunden mit, ob Sie die Zahlung erst nach Erhalt und Freigabe der Artikel ausstellen werden. Sie sollten dem Kunden auch mitteilen, wie lange es dauert, bis die Rückerstattung auf seinem Konto erscheint.

Tipp Nr. 2: Halten Sie Sicherheitskopien bereit, um Rücksendungen ohne Quittungen zu bearbeiten

Verbraucherschutzgesetze können Fälle vorschreiben, in denen Kunden Produkte ohne Quittung oder nach Ablauf der Rückgabefrist zurückgeben können. Die Annahme von Rücksendungen ohne Quittung kann auch für ein besseres Kundenerlebnis sorgen und die Kunden ermutigen, bei Ihrer Marke zu bleiben, anstatt zur Konkurrenz zu wechseln.

Stellen Sie sicher, dass Sie Produktrücksendungen ohne Quittung bearbeiten können, indem Sie die Suche nach einer Bestellung in Ihrem Einzelhandelssystem erleichtern. Sie können die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden erfassen, um seine Bestellhistorie zu durchsuchen. Es gibt auch die Möglichkeit, die Seriennummer für jedes Produkt zu verfolgen.

Wenn der Kassierer die ursprüngliche Bestellung nicht finden kann, muss der Filialleiter entscheiden, ob er die Rückgabe akzeptiert.

Tipp Nr. 3: Verfolgen Sie die Rückgabequote

Die Rückgabe von Produkten im Geschäft muss nicht das Ende der Welt bedeuten. Sie sind ein unvermeidlicher Bestandteil des Einzelhandels und ein wichtiger Datenpunkt für Einzelhändler. Die Verfolgung von Daten über Produktrückgaben im Laden hilft Einzelhändlern, potenzielle Probleme in ihrem Geschäft zu erkennen.

Hier sind einige Beispiele:

  • Viele Kunden haben Ihre Produkte online gekauft, sie aber später im Geschäft umgetauscht, weil sie die falsche Größe bekommen haben. Das bedeutet, dass die Kunden Schwierigkeiten haben, online die richtige Größe zu wählen, und dass Sie auf Ihrer Website eine Größentabelle einfügen sollten.
  • Die Zahl der zurückgesendeten Hemden steigt sprunghaft an. Es hat sich herausgestellt, dass der Stoff für manche Träger unangenehm ist. Sie sollten das Material der Hemden ändern und Ihr Produkt verbessern.
  • Kunden bitten das Personal immer wieder, Ihre Rückgabebestimmungen zu erklären. Vielleicht ist ein Teil Ihrer Richtlinien voller Fachausdrücke oder der Kunde kann sie einfach nicht finden. Sie können die Richtlinien so umschreiben, dass sie leichter zu verstehen sind, und sie von Ihren Mitarbeitern an der Kasse deutlich erklären lassen.

Tipp Nr. 4: Bieten Sie Gutschriften und Geschenkkarten anstelle von Bargeld oder Kartenrückgabe an.

Nicht ausgegebene Gutschriften oder Geschenkkarten können eine hervorragende Erinnerung an Ihre Marken sein und Kunden zu weiteren Einkäufen anregen. Sie sind auch eine gute Alternative zu Bargeld, wenn Sie die ursprüngliche Bestellung nicht mehr finden können.

Dies ist besonders hilfreich, wenn der Kunde ein Stammkunde Ihrer Marke ist, aber ein bestimmtes Produkt nicht mag. Anstatt Geld zwischen seinem Bankkonto und Ihrem Konto hin- und herzuschicken, bekommt er den Betrag auf sein Geschäftskonto oder eine neue Geschenkkarte gutgeschrieben. Je mehr Gutschriften sie erhalten, desto bequemer ist ihr nächster Einkauf. Sie können Geschenkkarten an ihre Freunde und Familie weitergeben und so neue Kunden für Ihre Marke gewinnen.

Tipp Nr. 5: Verwenden Sie integrierte Software

Wenn Sie sowohl online als auch offline verkaufen oder mehrere Geschäfte betreiben, ist ein POS-System, das in alle Bereiche Ihres Unternehmens integriert ist, unerlässlich.

Sie können ein nahtloses Einkaufserlebnis schaffen, wenn Kunden online kaufen und im Geschäft zurückgeben. Darüber hinaus ist die Rückgabe von Produkten in der Filiale viel bequemer, wenn der Kunde sie in jeder beliebigen Filiale zurückgeben kann, nicht nur in der, in der er gekauft hat. Das Personal sollte in der Lage sein, alle Bestellungen verschiedener Filialen einzusehen und zu bearbeiten, und zwar von der eigenen Kasse bis zum Self-Checkout-Kiosk an einem anderen Standort.

Ein integriertes POS-System stellt außerdem sicher, dass die Daten in Echtzeit und korrekt aktualisiert werden. Wenn die Rückgabe abgeschlossen ist, sollte sich die Änderung der Bestellung, des Bestands und des Kunden im übrigen System widerspiegeln. Niemand möchte die Rückgaben von Produkten im Geschäft manuell in seine Warenwirtschaftssoftware eingeben.

Mit einem integrierten POS-System können Sie doppelte Eingaben vermeiden und alle Aufzeichnungen über Verkäufe, Bestände und Kunden unter Kontrolle halten.

Fazit

Einzelhändler können Retouren in ein gutes Einkaufserlebnis für Kunden verwandeln und dabei wertvolle Daten sammeln.

Ein zentrales POS-System ist der Schlüssel zur Implementierung und Optimierung dieses Prozesses. Es sollte Ihnen helfen, Bestellhistorie, Zahlung, Kunden, Treueprogramme und mehr zu verwalten. Es muss nahtlos mit allen Teilen Ihres Systems zusammenarbeiten.

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