Wer die eigene Arbeit oder Dienstleistung zufriedenstellend und termingerecht erledigt hat, der erwartet selbstverständlich, dass ebenfalls die eigene Rechnung fristgerecht beglichen wird. Doch leider kommt es immer wieder vor, dass die vereinbarten Zahlungsziele von den Kunden nicht eingehalten werden. Solch ein Verhalten verursacht nicht nur Unannehmlichkeiten, sondern kann den Handwerker oder Dienstleister ebenfalls in eigene Zahlungsschwierigkeiten bringen. Um die Zahlungsmoral des zu spät zahlenden Kunden zu verbessern, ist das Schreiben einer Mahnung sinnvoll. Doch ab wann ist das überhaupt möglich und was gilt es in diesem Zusammenhang noch alles zu beachten?
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Zahlungserinnerung und Mahnung – Hier liegt der Unterschied!
Noch bevor die erste Mahnung verschickt wird, kann man den Kunden durch eine Zahlungserinnerung an die Begleichung der Rechnung erinnern. Eine Zahlungserinnerung kann formlos erfolgen und ist besonders bei Stammkunden oder Kunden, die normalerweise eine gute Zahlungsmoral aufweisen, ein bewährtes Mittel. In einer Zahlungserinnerung kann ein freundlicher Ton angeschlagen werden, sodass lang andauernde Kundenbeziehungen nicht zerstört werden. In rechtlicher Hinsicht entfaltet die Zahlungserinnerung allerdings noch keine Wirkung.
Bei einer Mahnung hingegen, muss der Kunde noch mit weiteren Kosten rechnen.
Ab welchem Zeitpunkt ist das Schreiben einer Mahnung legitim?
Grundsätzlich kann bereits ab dem Zeitpunkt, ab welchem der Kunde das Zahlungsziel verfehlt hat und kein Geld auf dem Konto eingegangen ist, eine Mahnung versendet werden. Der Zeitpunkt, ab welchen das Schreiben der ersten Mahnung legitim ist, hängt also von der individuell vereinbarten Zahlungsfrist ab. Wurden als Zahlungsziel beispielsweise 14 Tage vereinbart, dann kann theoretisch ab Tag 15 gemahnt werden. Selbstverständlich kann auch noch einige Tage lang abgewartet oder zuerst eine Zahlungserinnerung verfasst werden, bis das erste Mal gemahnt wird.
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Worauf muss beim Anfertigen einer Mahnung geachtet werden?
Es gibt bestimmte Daten und Angaben, die eine Mahnung unbedingt enthalten muss. Zunächst sollte das Schreiben, durch welches gemahnt wird, klar und deutlich mit dem Begriff “Mahnung” überschrieben werden. Zudem muss der Zusammenhang zwischen der ursprünglichen Rechnung und der ersten Mahnung eindeutig aus dem Schreiben hervorgehen. Daher ist es auch wichtig, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum aus der Rechnung erneut in dem Mahnschreiben aufzuführen. Auch weitere Informationen aus der ursprünglichen Rechnung wie die, für welche Leistung bezahlt werden muss, sind sinnvollerweise in das Mahnschreiben mit aufzunehmen.
Des Weiteren muss natürlich die noch offene Summe auf den ersten Blick deutlich erkennbar sein und die Benennung eines neuen Zahlungszieles, formuliert als Datumsangabe, muss erfolgen. Selbstverständlich sollten die eigenen Daten, wie Name und Firmenanschrift, genauso im Briefkopf zu finden sein wie das aktuelle Datum. Natürlich ist es ebenso notwendig, die Bankverbindung, die Steuernummer oder die UStID in das Schreiben mit aufzunehmen.
Zusammengefasst kann gesagt werden, dass die Mahnung der Schriftform bedarf und all die Daten enthalten muss, welche die ursprüngliche Rechnung auch beinhaltet. Zudem ist die Nennung des neuen Zahlungszieles von großer Bedeutung. Auch der Hinweis darauf, dass das erneute Nichtzahlen zu höheren Kosten und weiten Konsequenzen führen kann, sollte im Schreiben zu finden sein.
Welche Mahngebühren dürfen erhoben werden?
Bereits ab der ersten Mahnung können Mahngebühren erhoben werden. Wie hoch diese ausfallen dürfen, ist zwar nicht gesetzlich geregelt, allerdings haben sich in diesem Zusammenhang allgemeine Richtwerte durchgesetzt. Bei der ersten Mahnung ist es üblich und geduldet, Mahngebühren in Höhe von 2,50 Euro bis 5 Euro anzusetzen. Bei der zweiten und der dritten Mahnung kann dieser Betrag dann sukzessive erhöht werden.
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