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Was ist ein Procurement-System?
Ein Beschaffungssystem, auch bekannt als Einkaufssystem, ermöglicht es Unternehmen, den Prozess des Einkaufs von Waren/Dienstleistungen und der Bestandsverwaltung zu automatisieren. Es hilft bei der Verwaltung aller beschaffungsbezogenen Prozesse, einschließlich:
- Versenden von Bestellanforderungen
- Generierung von Kaufaufträgen
- Auswahl und Verwaltung von Anbietern
- Genehmigung der gelieferten Waren/Dienstleistungen
- Überprüfung von Rechnungen.
Funktionen, auf die Sie bei einer Beschaffungssoftware achten sollten
Wenn es darum geht, das richtige Online-Beschaffungssystem zu finden, sollten Sie den Prozess mit einer Auflistung Ihrer Geschäftsanforderungen beginnen und dann nach einem Tool suchen, das genau diesen Anforderungen entspricht:
Anpassungen
In der Welt des Beschaffungswesens gibt es keine Einheitsgröße, die für alle passt. Moderne Beschaffungstools sind so konzipiert, dass sie eine breite Palette von Anwendungsfällen zulassen, so dass Unternehmen aller Größen und Geschäftsarten sie an ihre Bedürfnisse anpassen können.
Genehmigungs-Workflows
Mit Genehmigungs-Workflows können Sie Aufgaben für Prozesse vorab genehmigen, die die ausdrückliche Genehmigung von wichtigen Mitgliedern Ihrer Organisation erfordern. Für Fälle, in denen Workflows komplexer werden, ist eine ausgefeilte Beschaffungssoftware mit vordefinierten Regeln ideal.
Drei-Wege-Abgleich
Ein automatisiertes Drei-Wege-Abgleichsystem verhindert Betrug, indem es Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge gegeneinander abgleicht, bevor es die Zahlung an die Lieferanten ausgibt.
Cloud-Hosting
Das Eigenhosting Ihrer Beschaffungssoftware ist ein veraltetes Verfahren mit einem hohen Risiko von Schadsoftware. Cloud-basierte Beschaffungssoftware bietet dagegen unendliche Möglichkeiten und bietet gleichzeitig Datensicherheit.
Ausgaben-Berichterstattung
Die Ausgabenberichterstattung verfolgt die Ausgaben Ihres Unternehmens und stellt sicher, dass Sie Ihr Budget dort einsetzen, wo es die größte Wirkung erzielt.
Lieferantenmanagement
Die Lieferantenverwaltung hilft Ihnen, die Leistung Ihrer Lieferanten zu bewerten, den Bestellstatus zu überprüfen, Ihre Verträge zu verwalten, elektronische Rechnungen zu stellen und die geprüften Lieferanten einzubinden.
Integrationen
Die Beschaffung ist nur ein Teil des riesigen Puzzles an Systemen, das Sie in Ihrem Unternehmen beachten müssen. Viele Beschaffungssoftware-Tools verbinden eine ganze Reihe von Systemen miteinander, sodass Sie nahtlos plattformübergreifend arbeiten können.
Fazit
Bei der Vielzahl an Beschaffungssoftware, die heute auf dem Markt erhältlich ist, macht das richtige Beschaffungsinstrument den entscheidenden Unterschied aus. Es ist oft der Unterschied zwischen einem erfolgreichen Beschaffungsteam und einer Gruppe von Mitarbeitern, die sich jeden Tag abmühen und mit frustrierten Kunden, Mitarbeitern und Mitgliedern des Finanzteams umgehen müssen.
Ein E-Procurement-Tool ermöglicht die digitale Transformation im Bereich der B2B-Transaktionseffizienz.
So bietet z. B. etender.info eine Beschaffungssoftware an, die alle Funktionen enthält, die Ihr Unternehmen benötigt, ohne dass zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden müssen – und die gleichzeitig eine künftige Skalierbarkeit und Erweiterung auf nahtlose und unterbrechungsfreie Weise ermöglicht.
