Die grundlegende Idee von E-Procurement ist einfach: An die Stelle der herkömmlichen, aufwändigen und papierbasierten Beschaffung tritt ein durchgängiger elektronischer Ablauf. Der Einkaufsprozess wird dadurch beschleunigt und Kosten werden gesenkt. Doch ist dies tatsächlich so? Wo liegt der wirkliche Nutzen einer solchen E-Procurement-Lösung und wie muss diese gestaltet sein, um auch tatsächlich die tägliche Arbeit zu unterstützen und nicht Mehrarbeit zu schaffen. Denn auf der einen Seite werden die Angebote des Onlinehandels immer zahlreicher und die Suche nach ihnen immer leichter. Warum also überhaupt professionelles E-Procurement. Die Antwort liegt auf der Hand: wird doch die Zeit, die in den Unternehmen für das aktive Suchen und die Beschaffung insbesondere von C-Teilen zur Verfügung steht, immer knapper. Wichtig ist also, dass eine E-Procurement-Lösung Angebote selektiert und gleichzeitig bündelt, um den Bestellvorgang in den Unternehmen zu vereinfachen.
Aus diesem Grund sind Händler an Lösungen interessiert, die sie dabei unterstützen, den Bestellprozess für die Beschaffer, also ihre Kunden, so leicht wie möglich zu machen. Sie suchen nach Plattformlösungen, denen sich unterschiedliche Händler anschließen können, um gemeinsam die Beschaffer in den Unternehmen zu erreichen. Wichtig bei einer solchen Plattform ist, dass die Daten der einzelnen Händler möglichst automatisch eingelesen und verwaltet werden können. Insbesondere die manuelle Pflege der Daten behindert das schnelle Handeln. Hier kommt es also auf die Schnittstellen an, über die die jeweiligen Händler ihre Daten ins System einspielen. Nur so ist eine Datenkonsistenz zu erreichen, die ein Muss ist.
Für die Beschaffer in den Unternehmen ist entscheidend, dass E-Procurement-Lösungen den Bestellvorgang beschleunigen und vereinfachen. Hierzu gehört vor allem, dass die jeweiligen Genehmigungs- und Bestellprozesse in den Unternehmen exakt abgebildet werden. Durch die systemseitige Steuerung des Bestellvorgangs wird dieser schneller und einfacher, da das Ausdrucken von Bestellungen, das Einsammeln von Unterschriften und der innerbetriebliche Postweg entfallen. Zudem wollen die beschaffenden Unternehmen möglichst flexibel sein, also auch zukünftig Anpassungswünsche umsetzen können. Last-but-not-least wollen sie eine solche Lösung möglichst für die gesamten zu bestellenden C-Teile nutzen können.
Diesen Herausforderungen des Marktes stellen sich einige Anbieter mit zukunftsorientierten Lösungen, wie auch z.B. die CIS GmbH, Essen. Das Ergebnis: umfassende E-Procurement-Systeme, die im Hintergrund dafür sorgen, dass Bestellungen reibungslos ablaufen, erforderliche Genehmigungswege in den Unternehmen ohne Wenn und Aber eingehalten werden und die Datenpflege über eine einheitliche Datenbasis vereinfacht wird. Die Anbindung an verschiedene ERP-Systeme ist dabei selbstverständlich.
Egal, ob man nun aus Sicht des Händlers oder des Beschaffers schaut. Im Ergebnis steuert der Kunde (Beschaffer) ein Anbieterportal, den „Shop“ seines Vertrauens, an und findet dort zahlreiche Angebote aus verschiedenen Bereichen, mit denen er seinen Bedarf an C-Teilen decken kann. Mit wenigen Klicks wickelt er die Bestellung ab und schon ist die Ware auf dem Weg. Wer ein solches Portal betreibt, ob der Händler oder der Beschaffer selber, spielt keine Rolle.
Doch einige E-Procurement-Lösungen bieten als ad-on das sog. Gutschriftverfahren. Hier erstellt der Kunde, in diesem Fall der Beschaffer, nach der erfolgten Lieferung eine Gutschrift, die sich aufgrund der vereinnahmten Menge und des vereinbarten Preises ergibt. Diese erhält der Händler mit der Aufgabe zu prüfen, ob beides richtig ist. Der Händler nimmt diese Zusatzarbeit als Mittel der Kundenbindung gerne in Kauf.
Der größte Optimierungshebel liegt einfach in der Beschaffung, so die Erfahrung einiger E-Commerce Spezialisten. Je mehr die Kunden bei der Beschaffung von Routineaufgaben befreit werden, desto größer die Zeiterspranis auf der einen und die Kundenbindung auf der anderen Seite. Eine E-Procurement-Lösung ist dabei ein mögliches Werkzeug.
Doch Beschaffung ist nur eine Seite umfassender Lösungen im Bereich E-Commerce. Um nachhaltig am Markt dabei zu sein, muss im Online-Handel auch die Logistik stimmen. Hier hat jeder Lieferant das gleiche Ziel: schnell und vor allem fehlerfrei auszuliefern. Je geringer die Fehlerquote im Bereich des Versandes ist, desto höher die Kundenzufriedenheit, so die Erfahrungen des Marktes. Zuverlässigkeit, Termintreue und eine fehlerfreie Belieferung wirken sich positiv auf die Bindung ans Unternehmen aus und reduzieren deutlich die Reklamationsaufwendungen. Hier bieten einige E-Commerce Spezialisten Mediendatenbanken an. Durch die konsequente und durchgängige Nutzung der zentral gespeicherten umfassenden Artikeldaten in der Mediendatenbank, wie z.B. bei der Lösung der CIS GmbH, wird dieses Ziel bei einigen Großhändlern fast zu 100% erreicht.
Der Weg, den man dabei mit aktuellen Mediendaten unterstützt, ist klar definiert. Sobald den Händler eine Bestellung erreicht, wird diese automatisch in der Warenwirtschaft übernommen und verarbeitet. Soweit nichts Neues. Doch werden durch die Nutzung der Mediendaten nunmehr dem erstellen Kommissionierauftrag ausführliche Produktbeschreibungen, ein Foto der zu liefernden Artikel sowie weitere Informationen z.B. zu Verpackungseinheiten und Packungsinhalten angehangen. Der Kommissionierer kann sich an den ausführlichen Daten, die ihm so zur Verfügung gestellt werden, klar orientieren. Das Fehlerpotential wird deutlich reduziert. Somit wird eine sichere und nahezu fehlerfreie Kommissionierung gewährleistet. Die letzte Sicherheit wird dann noch durch die Endkontrolle am Packtisch erreicht. Die Produktdaten beinhalten auch Informationen über die Einzelgewichte der Produkte. Das System errechnet durch Addition der Einzelwerte das Gesamtgewicht des Paketes. Das Paket läuft nun über eine in den Packtisch integrierte Waage. Dort wird das tatsächliche Gewicht ermittelt und mit dem errechneten Gesamtgewicht verglichen. Abweichungen werden dem Mitarbeiter angezeigt, wodurch automatisch eine manuelle Nachkontrolle ausgelöst wird. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine regelmäßige Pflege der Daten in der Mediendatenbank, damit diese aktuell auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.
Über die Autorin
Diana Ricken ist Geschäftsführerin für Marketing und Vertrieb beim E-Commerce Spezialisten CIS GmbH. Das Essener Unternehmen ist ein innovativer, wachstumsorientierter Anbieter in diesem Marktsegment. Als Referentin für Marketing und Vertrieb gestartet, übernahm Ricken 2010 die Geschäftsführung dieses Bereichs. CIS steht seit gut 20 Jahren in diesem durch Wandel gekennzeichneten Markt für Kontinuität, Zuverlässigkeit und Know-how. Dieses Anliegen setzt Ricken durch einen zielgerichteten Ausbau der Geschäftsfelder fort.
