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Betrug durch Lieferanten aufdecken und verhindern

Betrug durch Lieferanten aufdecken und verhindern
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Die Aufdeckung und Verhinderung von Lieferantenbetrug ist nicht einfach, aber machbar. Wenn Sie erst einmal die Schlüsselbereiche identifiziert haben, in denen es an Kontrollen mangelt, kann die Einführung stärkerer Kontrollen und Maßnahmen einen großen Beitrag zur Verhinderung von Betrugsfällen bei Lieferanten leisten. Sehen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an, wie Kontrollen in einem Unternehmen implementiert werden können, um Betrug durch Lieferanten zu verhindern.

Kontrollen bei den Lieferanten

Da die meisten Fälle von Lieferantenbetrug mit Lieferanten zu tun haben, kann die Einhaltung bestimmter Vorsichtsmaßnahmen von der Auswahl der Lieferanten bis hin zur Bezahlung die Häufigkeit von Betrugsfällen verringern. Hier sind einige mögliche Kontrollen:

  • Sorgfaltspflicht bei der Registrierung von Lieferanten. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Details der Lieferanten überprüft werden, z. B. Postanschriften einschließlich Postfächern, Kontaktnummern, Steuernummern der Lieferanten, Kontaktpersonen und Bankkonten.
  • Führen einer zentralen Lieferantendatenbank mit festgelegten Präferenzen.
  • Überprüfung der Lieferanten durch ein externes Audit/eine externe Quelle oder einen Mitarbeiter außerhalb der Lieferantenabteilung, um eine unvoreingenommene Bewertung zu erhalten.
  • Überprüfung, dass die Adresse oder andere Informationen eines Lieferanten nicht mit den Daten eines Mitarbeiters übereinstimmen oder einem bestehenden Lieferanten ähnlich sind.
  • Regelmäßige Überprüfung der Lieferantenstammdaten, um sicherzustellen, dass das Rechnungsvolumen realistisch ist und keine Unstimmigkeiten bestehen.

Maßnahmen für Mitarbeiter

Obwohl als Lieferantenbetrug bezeichnet, werden die meisten Betrügereien durch die Hilfe von Insidern inszeniert. Einige wichtige Maßnahmen zur Kontrolle der Beteiligung von Mitarbeitern an solchen Betrügereien sind:

  • Gründliche Überprüfung des Hintergrunds bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder Agenturen
  • Einsichtnahme in Finanzinformationen und Beschränkung auf Mitarbeiter höherer Ebenen
  • Größere Unternehmen können die Aufgaben der Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen trennen, um die interne Kontrolle zu verbessern.
  • Die Person, die für die Eingabe der Kreditorendaten zuständig ist, sollte nicht mit der Person identisch sein, die die Kreditorendaten genehmigt, da dies die Schaffung falscher Kreditorendaten verhindern kann.
  • Verschiedene Personen sollten für den Empfang von Waren oder Dienstleistungen, die Bearbeitung von Rechnungszahlungen und die Genehmigung von Zahlungen zuständig sein.
  • Kleinere Unternehmen können die Aufgaben der Mitarbeiter in der Lieferanten-, AP- und Einkaufsabteilung abwechselnd wahrnehmen oder Manager mit der Überwachung wichtiger Aufgaben betrauen, um die Wahrscheinlichkeit eines geplanten Betrugs zu verringern.

Methoden des Rechnungsabgleichs

Der Abgleich von Rechnungen ist eine der effektivsten Methoden, die von kleinen bis großen Unternehmen eingesetzt werden können, um das häufige Auftreten von Lieferantenbetrug zu verhindern.

Der Rechnungsabgleich ist ein Verfahren, mit dem Unternehmen Lieferantenrechnungen mit anderen relevanten Dokumenten wie Bestellungen, Wareneingängen, Prüfscheinen und sogar Verträgen abgleichen.

Diese obligatorischen Prüfungen können dazu beitragen, die Echtheit von Lieferantenrechnungen zu verifizieren, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Der Abgleich von Rechnungen und Bestellungen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen.

  • Zwei-Wege-Abgleich – Er erfolgt durch den Abgleich der Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung (PO). Dabei wird überprüft, ob die in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen mit denen übereinstimmen, die das Unternehmen bestellt hat.
  • Dreifacher Abgleich – Bei diesem Verfahren wird die Rechnung doppelt geprüft. Die Rechnung wird zunächst mit der Bestellung und dann mit dem Wareneingang abgeglichen. Auf diese Weise wird überprüft, ob die in der Rechnung aufgeführten Waren/Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmen und ob sie auch korrekt geliefert wurden.
  • Vierfacher Abgleich – Der aufwändigste Abgleich erfordert die Prüfung der Rechnung mit drei anderen Dokumenten, nämlich der Bestellung, dem Wareneingang und einem Prüfschein. Mit diesem Verfahren wird sichergestellt, dass die in der Rechnung genannten Waren/Dienstleistungen gemäß der Bestellung eingegangen sind und auch auf ihre Richtigkeit hin überprüft wurden.
  • Nicht-Bestellung oder Vertragsabgleich – In Situationen, in denen Unternehmen nicht mehrere Dokumente verwenden, wird die Rechnung des Lieferanten mit der Vertragsvereinbarung abgeglichen, um zu überprüfen, ob die angegebenen Preise und Leistungen nicht vom Vertrag selbst abweichen.

Anwendung von Data-Mining-Techniken

Data Mining ist eine moderne Technik zur Analyse großer Datenmengen und zur Erkennung von Mustern, die bei der Unternehmensanalyse und Entscheidungsfindung helfen. Diese Technik ist bei der Aufdeckung von Betrug sehr genau und kann zur Eindämmung von Betrugsfällen bei Lieferanten eingesetzt werden.

Mithilfe von Trendanalysen kann Data Mining Anomalien aufdecken, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten können. Unternehmen können Data-Mining-Techniken einsetzen, um nach bestimmten Mustern zu suchen, wie zum Beispiel:

  • Zahlungen, die vom normalen Verfahren abweichen, Unstimmigkeiten bei niedrigen Beträgen und Beträge, die das Genehmigungslimit überschreiten
  • Doppelte Zahlungen am selben Tag an denselben Lieferanten oder eine Gesamtzahl von Zahlungen, die die Vertragsvereinbarung übersteigt
  • Zahlungen, die nicht während der Geschäftszeiten erfolgen
  • Abweichungen bei den Lieferantenangaben wie abweichende Liefer- und Zahlungsadressen, Verwendung derselben Bestellung in Rechnungen, nicht fortlaufende Rechnungsnummern usw..

Sonstige organisatorische Maßnahmen

Neben den wichtigsten Maßnahmen können Unternehmen auch andere geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Betrug durch Lieferanten einzudämmen. Einige der möglichen Maßnahmen sind:

  • Einrichtung einer Betrugs-Hotline
  • Zweistufige Genehmigungen
  • Verschärfung der internen Kontrollen

 

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