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Buchhaltung für Online-Shops & eCommerce-Unternehmen

Buchhaltung für Online-Shops & eCommerce-Unternehmen
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Der Internethandel ist für Unternehmen mit großen Chancen verbunden, denn eCommerce boomt nach wie vor und ein Ende scheint nicht in Sicht zu sein. Damit verbunden entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu, in den Onlinehandel einzusteigen. Der Erfolg des Online-Shops hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Buchhaltung muss sich allerdings nicht als Hindernis erweisen. Diese ist jedoch ein elementarer Bestandteil des eCommerce und darf keinesfalls unterschätzt werden.

Besonderheiten der Finanzbuchhaltung von Online-Shops und eCommerce-Unternehmen

Im Gegensatz zum stationären Handel gibt es in vielen Online-Shops ein immenses Vorkommen an Geschäftsstellen, die es zu bewerkstelligen gilt. Dazu zählen in erster Linie Auftragsbuchungen und die Rechnungsstellung inklusive dazugehöriger Kontrolle der Zahlungseingänge. Bei einigen Online-Händlern kommt es zudem darauf an, die Besonderheiten des grenzüberschreitenden Handels zu berücksichtigen. Entsprechende Bezahlsysteme müssen angeboten werden und auch das Retouren-Management stellt viele Online-Händler vor große Herausforderungen.

Der Vorteil der Buchhaltung im Bereich eCommerce ist, dass die Daten in der Regel in digitaler Form zur Verfügung stehen. Das stellt einen idealen Ausgangspunkt dar, um die Buchhaltung zu automatisieren, was durch die Integration entsprechender Software möglich wird. Eine Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von Online-Shops und eCommerce Unternehmen ausgerichtet ist, verhilft zu einer exakten und transparenten Buchhaltung. Damit erhält der Unternehmer stets Zugriff auf die Unternehmenszahlen und kann auf Basis dieser Daten seine unternehmerischen Entscheidungen ohne Verzögerung treffen.

Besondere Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen

Eine Buchhaltungssoftware für Online-Shops und eCommerce-Unternehmen sollte stets auf die jeweilige Unternehmensform zugeschnitten sein. Unternehmen, die nicht der Pflicht zur Bilanzierung unterliegen, kommen beispielsweise mit einer Software aus, bei welcher die Gewinn- und Verlustrechnung mittels Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, erfolgen kann. Durch eine Schnittstelle zu Elster lassen sich Belege wie erforderliche Umsatzsteuervoranmeldungen und andere Steuerbelege direkt an das Finanzamt übermitteln. Ist zugleich das Online-Banking integriert, lassen sich Zahlungsein- und ausgänge abgleichen. Die manuelle Prüfung der Kontoauszüge fällt damit weg, wodurch die Fehlerquote sinkt und Unternehmer stets einen aktuellen Blick über die Finanzlage erhalten.

Insbesondere für Unternehmen im Bereich eCommerce konzentriert sich der Arbeitsalltag sehr stark auf das Internet. Damit verbunden ist es hilfreich, wenn auch das Buchhaltungssystem online verfügbar ist, beispielsweise über Cloud-Lösungen. Damit erhalten Unternehmen die Möglichkeit, die Buchhaltung direkt online zu organisieren und die Daten für den Steuerberater freizuschalten. Damit müssen keine Unterlagen mehr manuell versandt werden, was sich in der Effizienz und einer erhöhten Transparenz für den Unternehmer widerspiegelt.

Automatisierte Software spart Zeit und Kosten

Die automatisierte Buchhaltungssoftware sevDesk erlaubt es Unternehmern, die Buchhaltung schnell und einfach zu erledigen. Ohne viel Aufwand lassen sich Rechnungen erstellen und versenden. Der Vorteil dieser Art der Rechnungserstellung zeigt sich bereits bei wenigen Rechnungen in der Woche bzw. im Monat. Mit dem Erfolg des Onlineshops wird in der Regel auch die Anzahl der Auftragseingänge zunehmen und damit verbunden die Zahl der Rechnungen. Wurde bereits vorab ein automatisiertes System in die Buchführung integriert, lässt sich dieser Mehraufwand einfach bewerkstelligen.

Die Buchhaltung für diese Vorgänge erfolgt automatisiert im Hintergrund. Besonders wichtig für viele kleine und mittelständische Unternehmen in diesem Bereich ist eine Anbindung zu Datev. Damit lassen sich die Daten mit wenigen Mausklicks an den Steuerberater übermitteln. Das spart Unternehmern viel Zeit und Kosten. Die Buchhaltungssoftware sevDesk wird dazu für alle gängigen Shopsysteme angeboten. Damit ist es möglich, beispielsweise Shops und Systeme wie Shopify, Amazon, eBay, ePages über einen Partner des Anbieters in die Software zu integrieren. Neben der Anbindung an gängige Shopsysteme ist es über sevDesk möglich, individuelle Lösungen mittels REST API zu erstellen. Damit lässt sich das System an die steuerlichen Anforderungen eines Unternehmens anpassen.

Software mit GoBD-Zertifizierung zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen

Insbesondere Existenzgründer entscheiden sich zu Beginn der Geschäftstätigkeit für eine alternative Buchhaltung, beispielsweise über Standardprogramme wie Excel oder sie erledigen diese händisch. Diese Art der Buchführung kann sich jedoch schnell als arbeitsaufwändig und unübersichtlich erweisen. Zugleich ist sie fehleranfällig, was sich im Zuge einer Steuerprüfung als teuer herausstellen kann. Die jeweils aktuellen gesetzlichen Anforderungen lassen sich mit dieser Art der Buchführung meist nicht einhalten, beispielsweise die der GoBD.

Deshalb ist es besonders wichtig zu wissen, dass die verwendete Software GoBD-zertifiziert ist, wie es beispielsweise bei sevDesk der Fall ist. Denn die Haftung für die ordnungsgemäße Buchführung lässt sich nicht an den beauftragten Steuerberater übertragen. Ein Unternehmer muss selbst dafür Sorge tragen, dass die Buchhaltung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die Anforderungen an eine exakte Buchführung, wie sie im digitalen Zeitalter eingehalten werden müssen, werden damit erfüllt. Belege und alle steuerrelevanten Daten werden über die Software somit entsprechend den GoBD-Anforderungen erfasst und archiviert.

Dazu zählt beispielsweise, dass Buchungen und Belege über sevDesk unveränderbar gespeichert und alle steuerrelevanten Daten zeitnah festgeschrieben werden. Änderungen werden dokumentiert und sind damit stets nachvollziehbar. Ein zusätzlicher Aufwand für die Erfüllung ordnungsgemäßer Aufbewahrungsfristen entsteht nicht, denn sämtliche Daten, die über die Software erfasst oder erstellt werden, werden automatisch aufgezeichnet. Damit entspricht die Buchhaltung über sevDesk den Anforderungen der GoBD.

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