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Buchhaltungssoftware für Shopbetreiber

Buchhaltungssoftware für Shopbetreiber
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Als Shopbetreiber und Unternehmer muss man sich um viele Dinge kümmern und ist nicht nur der Online-Händler, der dafür Sorge tragen muss, dass ausreichend Waren für die eintreffenden Bestellungen verfügbar sind. Das papierlose Büro ist eine Herausforderung für jeden Unternehmer und ein Teil ist auch die digitale Buchhaltung. Wer seine internen Prozesse optimiert, wird mehr Zeit für das Wesentliche haben – die Weiterentwicklung des eigenen Geschäfts.

Viele Shop-Systeme bieten bereits Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungssystemen oder haben selbst rudimentäre Lösungen parat. Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist daher wichtig und sollte mit Sorgfalt ausgewählt werden.

Wie findet man die richtige Buchhaltungssoftware?

Wer sich mit der Thematik auseinandersetzt, sollte sich im Vorfeld ein paar Fragen beantworten und einen Anforderungskatalog aufstellen. Nicht nur für die Gegenwart, sondern auch mit Blick in die Zukunft. Was sind also die Fragen, die es zu beantworten gilt?

  • Welche Anforderungen habe ich an eine Buchhaltungssoftware?
  • Welche Funktionalitäten, also welchen Leistungsumfang ist mir wichtig?
  • Sind alle gesetzlichen Aspekte berücksichtigt, auch wenn ich international agiere?
  • Soll es eine Cloud- oder Desktop-Variante sein?
  • Wie viel darf eine Lösung maximnal kosten?
  • Welche Schnittstellen sind vorhanden?
  • Können meine Prozesse damit abgebildet werden?
  • Ist die Standard-Lösung ausreichend oder müssen Anpassungen erfolgen?
  • Wie funktioniert der Datenabgleich mit meinem Steuerberater?
  • Wie sieht es mit Backups und weiteren Sicherheitsaspekten aus?
  • Habe ich schnellen Zugriff auf die wichtigen Informationen (z.B. offene Posten-Liste, etc.)
  • Ist die Lösung auch mobil-fähig?
  • Für welches Betriebssystem ist die Buchhaltungssoftware geeignet?

Wer also eine neue digitale Buchhaltungssoftware benötigt, sollte sich sehr genau Gedanken darüber machen, wie man seine Prozesse in Kombination mit dem Shopsystem optimal abbildet. Schließlich muss das Buchhaltungsprogramm optimal auf die Prozesse in der Buchhaltung abgestimmt sein. Aus Erfahrung kann gesagt werden, dass die einfache Lösung häufig die effizientere ist. Das System muss einfach zu installieren bzw. einzurichten sein, es muss mir mit wenigen Klicks einen Überblick verschaffen und letztlich intuitiv von den Mitarbeitern bearbeitet werden können.

Automatisierung der Buchhaltung

Wer als Shopbetreiber viele hunderte oder tausende von Rechnungen pro Monat schreiben muss, sollte auch auf einen wichtigen Aspekt achten. Was von den Buchhaltungsprozessen lässt sich automatisieren oder zumindest teil-automatisieren? Hier gibt es einige Optionen, auch in Verbindung mit eurem Bankdienstleister. So können auch automatisiert Zahlungseingänge erfasst oder auch das Mahnwesen effizienter aufgestellt werden.

Augen auf bei der Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware

Wer sich als Online-Händler mit dem Thema Buchhaltung beschäftigt und die gute “alte Excel-Tabelle” mehr und mehr vermeiden möchte, sollte sich bei der Wahl der richtigen Software Zeit nehmen schauen, dass die Software mit dem Unternehmen wachsen kann. Denn eine Buchhaltungssoftware wechselt man meist genauso selten wie das Shopsystem, da bei einem Wechsel sehr viel Arbeit bevorsteht. Zwar können gewisse Dinge synchronisiert übernommen werden. Ganz ohne Zusatzarbeit geht es aber dann doch nicht.

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