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Bürokratische Fragen, die jedes Unternehmen klären muss

Bürokratische Fragen, die jedes Unternehmen klären muss
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Immer mehr Gründer orientieren sich in Richtung E-Commerce. Schließlich macht ein Onlineshop in vielerlei Hinsicht weniger Arbeit als ein Ladengeschäft. Weniger Bürokratie ist damit allerdings oft nicht verbunden. Gründer und etablierte Unternehmen müssen unter anderem die Buchhaltung optimieren, sich mit Steuerfragen beschäftigen, Sicherheitsfragen im Unternehmen klären und viele weitere Aufgaben erledigen. Welche Aufgaben Gründer im Allgemeinen und im E-Commerce im Besonderen zu bewältigen haben, wird im Folgenden erläutert.

Die Buchhaltung optimieren

Die Buchhaltung im E-Commerce ist ähnlich aufwendig wie in klassischen Ladengeschäften. Es ist wichtig, sämtliche Käufe korrekt zu buchen, Rechnungen auffindbar abzulegen und die Kosten für Einkauf, Marketing und andere Unternehmensaufgaben im Blick zu behalten. Je nach Größe des Unternehmens ist es daher erforderlich, dass sich eine Person oder eine ganze Abteilung um die Buchhaltung kümmert.

Die Buchhaltung ist ein Bereich, der sich an vielen Stellen automatisieren lässt. Es gibt spezielle Buchhaltungstools, die sich an Gründer von Startups oder große Unternehmen richten. Mit solchen Programmen ist es leicht möglich, alle notwendigen Unterlagen übersichtlich und logisch abzuspeichern und gegebenenfalls Schnittstellen zum Steuerberater herzustellen. Da die verschiedenen Buchhaltungstools jeweils andere Features mitbringen und sich an verschiedene Zielgruppen richten, müssen die Unternehmen einen genauen Vergleich durchführen. Nur so finden sie die Hilfsmittel, die für sie und ihre Betriebsprozesse am besten geeignet sind.

Steuerfragen professionell behandeln

Wie alle Unternehmen müssen sich auch Betriebe im E-Commerce mit Steuerfragen beschäftigen. Gerade zu Beginn ist das oft kompliziert und lästig. Immerhin kostet es eine Menge Zeit, sich in die Thematik einzuarbeiten, ohne dass hierdurch höhere Umsätze generiert würden oder die Bekanntheit und der Erfolg des Unternehmens steigen. Es ist aber wichtig, bei allen Steuerangelegenheiten sorgfältig vorzugehen und professionell zu arbeiten, um sich Ärger und zusätzliche Kosten zu ersparen.

Einige Unternehmer entscheiden sich dafür, ihre Steuerangelegenheiten einem Steuerberater anzuvertrauen. Hier wissen sie, dass alles professionell erledigt wird und können sich ganz auf ihre Kernkompetenzen fokussieren. Andere kümmern sich um alle Steuerangelegenheiten selbst. Um dies professionell tun zu können, ist es erforderlich, sich mit bestimmten Begrifflichkeiten und Fachthemen auseinanderzusetzen. So wird hier beispielsweise § 37b EStG einfach erklärt, was den Unternehmen im E-Commerce bei ihren Steuerangelegenheiten hilft.

Sicherheitsfragen im Unternehmen klären

pixabay.de © Kris CCO Public DomainEin Höchstmaß an Sicherheit in Unternehmen ist mit einigem bürokratischen Aufwand verbunden.

Gerade im E-Commerce spielt Datensicherheit eine große Rolle. Sowohl die unternehmensinternen Informationen als auch Kundendaten müssen sicher und vertraulich behandelt und vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden. Ebenso ist es entscheidend, die Unternehmenssysteme so abzusichern, dass Hacker keinen Zugriff darauf erlangen und Daten verschlüsseln oder anderweitig missbrauchen können.

Das Thema IT-Sicherheit im Unternehmen ist häufig mit einem hohen Grad an Bürokratie verbunden. So muss die Geschäftsleitung ein konkretes Sicherheitskonzept erstellen und gezielt Maßnahmen auswählen, um für ein Höchstmaß an Sicherheit zu sorgen. Des Weiteren muss eine eigene IT-Abteilung aufgebaut werden, die sich unter anderem um die digitale Infrastruktur und Sicherheitsanliegen kümmert.

Ebenso ist es wichtig, dass professionelle Schulungen für die Belegschaft angeboten werden, damit diese Sicherheitsfragen bei ihrer Arbeit berücksichtigen kann. Unternehmen, die diesen Aufwand scheuen, können Sicherheitsfragen auch an externe Dienstleister auslagern. Hier besteht die Bürokratie dann darin, einen umfassenden Anbietervergleich durchzuführen, geeignete Anbieter auszuwählen und mit diesen ein Sicherheitskonzept zu erarbeiten.

Sozialversicherungsbeiträge für die Mitarbeiter entrichten

Unternehmen im E-Commerce, die Mitarbeiter einstellen, müssen sich mit Sozialversicherungsbeiträgen beschäftigen. Diese müssen zusätzlich zum Lohn entrichtet werden. Um dies korrekt tun zu können, muss jeden Monat für jeden einzelnen Mitarbeiter ausgerechnet werden, wie viel Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Dies ist aufwendig und setzt einiges an Sachkenntnis voraus.

Auch hier ist es möglich, die einzelnen Aufgaben, die mit den Sozialversicherungsbeiträgen verbunden sind, an einen Steuerberater abzugeben. Andere Unternehmen kümmern sich um die Berechnung und die Auszahlung selbst. Hier ist es ein großer Vorteil, wenn eine spezielle Fachkraft im Unternehmen angestellt ist, die sich speziell um die Sozialversicherungsbeiträge kümmert. Ansonsten gibt es hier ebenfalls verschiedene Tools und Programme, die rund um das Thema Sozialversicherungsbeiträge helfen.

Genehmigungen einholen

In vielen Bereichen sind Unternehmen auf Genehmigungen angewiesen. Das ist speziell in der Baubranche der Fall, wo immer wieder Baugenehmigungen eingeholt werden müssen. Aber auch in der Gastronomie werden verschiedene Genehmigungen und Unterlagen notwendig, um der eigenen Arbeit überhaupt nachgehen zu können. Im E-Commerce kommt es stark auf die Branche an, in der man tätig ist, ob man viele oder nicht so viele Genehmigungen und Dokumente benötigt.

Zu beachten ist, dass die Gründung eines Unternehmens immer mit vielen Dokumenten einhergeht. Unter anderem ist es häufig erforderlich, eine Anmeldung beim Handelsregister vorzunehmen oder eine Gewerbeanmeldung durchzuführen. Außerdem brauchen die Betriebe eine eigene Steuernummer, um Rechnungen ausstellen zu können. Es ist deswegen wichtig, sich mit den Themen Genehmigungen und Dokumente ausgiebig zu beschäftigen und sich ein solides Fachwissen zum Thema anzueignen.

Einen professionellen Arbeitsschutz betreiben

Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit spielen auch im E-Commerce eine wichtige Rolle. Zwar können hier nicht so leicht große Unfälle geschehen wie beispielsweise in der Industrie, trotzdem müssen alle Mitarbeiter bestmöglich geschützt sein. Hierzu gehört unter anderem, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Gesundheit der Belegschaft zu schützen. Das ist beispielsweise durch ergonomisch eingerichtete Arbeitsplätze möglich.

Des Weiteren sind auch Dienstleistungsunternehmen im E-Commerce dazu verpflichtet, Beiträge an die VBG zu zahlen. Hierdurch sind sie in gewissen Grenzen geschützt, wenn es zu Unfällen und Verletzungen bei ihrer Belegschaft kommt. Bevor alle Mitarbeiter geschützt sind und die Abrechnungen reibungslos verlaufen, müssen zunächst verschiedene Anträge gestellt, Dokumente eingereicht und bürokratische Aufgaben erledigt werden.

Fazit

Zwar ist die Arbeit im E-Commerce vielfach einfacher und unkomplizierter als die Arbeit in einem stationären Ladengeschäft, ganz ohne Bürokratie geht es aber auch hier nicht. Deswegen ist es wichtig, dass sich Gründer und etablierte Unternehmer immer wieder mit unterschiedlichen Themen wie Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Buchhaltung und sonstigem beschäftigen. Nur so ist sichergestellt, dass sie den Überblick über alle wichtigen Themen behalten und keine aufwändigen und kostspieligen Fehler begehen. Ebenso ist es möglich, sich professionelle Hilfe an die Seite zu holen und beispielsweise mit einem zuverlässigen und erfahrenen Steuerberater zusammenzuarbeiten.

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