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DAM-Software einführen

DAM-Software einführen
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Ein Content Management System (CMS) wird mittlerweile in nahezu jedem Unternehmen eingesetzt, um den digitalen Content auf einer Plattform zu managen und von dort aus in die Marketingkanäle zu verteilen. Ein Digital Asset Management System (DAM) ist allerdings in vielen Unternehmen noch keine Selbstverständlichkeit. Schließlich verfügt auch jedes Content Management System über eine Mediendatenbank. Dort werden die verwendeten digitalen Mediendateien wie Bilder, Videos oder PDFs hochgeladen, abgelegt und in die verschiedenen Kanäle wie Corporate Website, E-Commerce-Seiten, Blogs, Social Media etc. ausgespielt. So weit, so gut.

Stellt sich die Frage, wozu man dann zusätzlich in ein Digital Asset Management investieren soll und was dieses bietet, das ein CMS nicht abbilden kann.

Was versteht man unter einem digitalen Asset?

Digitale Assets sind strukturierte Mediendateien, für die ein Unternehmen die Nutzerrechte besitzt und die ihm für die Verwendung in seinen digitalen Kanälen zur Verfügung stehen. Erst Dateien, die klassifiziert, indexiert, versioniert, geschützt, gespeichert und formatiert sind, werden zu Assets.

Kennzeichnend für digitale Assets ist außerdem, dass sie mit Metadaten angereichert werden sollten. Metadaten sind “Daten über Daten”, d.h. strukturierte ergänzende Informationen zu den Assets wie Dateityp, Auflösung, Erstellungsdatum, Autor, Schlagworte, Beschreibung, Copyright-Information u.v.m. Die Metadaten sind essentiell, damit die Assets gut gefunden und vielseitig verwendbar werden.

Wenn man an Mediendateien für die Website denkt, denkt man in erster Linie an Bilddateien. Digitale Assets können jedoch in vielfältiger Form vorliegen: Neben Bildern zählen u.a. auch Videos, Audiodateien, digitale Textdokumente, Präsentationen, Konstruktionszeichnungen und 3D-Dateien dazu. Mit der zunehmenden Vielfalt an Touchpoints ist auch die Anzahl der digitalen Asset-Typen gestiegen.

Was kann ein Digital Asset Management, das ein CMS nicht bietet?

Die oben erwähnte Medienverwaltung im CMS stößt schnell an ihre Grenzen, wenn Assets eben nicht nur in einer Webseite Verwendung finden. Dabei geht es nicht einfach um die Menge an Assets, sondern auch um die vielfältigen Formate, Versionen und Varianten, die ein Assets annehmen kann und dies ist angesichts der stetig steigenden Anzahl an Informations- und Shoppingkanälen für Konsumenten mittlerweile die Regel.

Nutzen eines DAM für Unternehmen und Anwender

Hier setzt ein Digital Asset Management System (DAM) an: Dieses speichert, verwaltet und steuert alle Mediendaten eines Unternehmens zentral und medienneutral. Vor allem stellt es sicher, dass alle Nutzer, in Abhängigkeit ihrer Verfügungsrechte, auf identische, stets aktuelle Datensätze zurückgreifen. Damit werden die Marketing- und Vertriebsworkflows, speziell in größeren und abteilungs- und länderübergreifenden Projekten, deutlich flexibler und einfacher. Bietet ein Unternehmen etwa mehrere Marken an, stellen moderne DAM Systeme auch hierfür gute Lösungen bereit. Ein modernes DAM bietet Zugriff auf die Daten über eine intuitive Weboberfläche. So müssen keine Clients installiert werden.

Durch die Trennung der Inhalte der Assets von Form, Format und Ausgabemedium wird ein medienneutrales Publizieren gewährleistet. Das bedeutet: Von jedem Asset wird ein Master im DAM abgelegt, das in alle weiteren benötigten Formate konvertiert und damit für eine Mehrfachnutzung verfügbar gemacht werden kann. So bleibt das jeweilige Original unangetastet, kann aber für jeden Nutzen individuell angepasst werden. Ein weiterer Vorteil: Der Speicherplatz im CMS wird nicht von riesigen Bild- und Video-Formaten in Beschlag genommen. Dies hat eine bedeutende Performancesteigerung des CMS zur Folge.

Die mächtige Suchfunktion in einem modernen DAM, die auf einer durchdachten Verschlagwortung basiert, erleichtert den Redakteuren das schnelle Auffinden der gewünschten Medieninhalte. Durch das ausgeklügelte Rechte- und Nutzungsmanagement entfällt ein Abklären der Nutzungsrechte mit der Rechtsabteilung oder anderen Lizenzgebern und reduziert die Gefahr von Urheberrechtsverletzungen. Ein entsprechender zuvor ggfs. benötigter Kommunikationsaufwand entfällt.

Dies sind die wichtigsten Features von professionellen DAM Systemen:

  • Zentrale unternehmensweite Verwaltung – nicht nur für Verwendung im CMS, sondern auch für andere Kanäle und Zwecke
  • Verwaltung von einer Vielzahl verschiedener Formate
  • Verschlagwortung und intelligente Suche
  • Ausgereiftes Lizenz- und Rechtemanagement
  • Verwendungsanzeige der Assets im DAM
  • Umfangreiche Statistiken und Auswertungen
  • Skalierbarkeit
  • Versionierung von Assets
  • Zugriff über ein Weboberfläche mit intuitiver Bedienung

Will man die zentrale Hoheit über seine Medien behalten, Fehler bei der Asset-Verwendung vermeiden und die Assets für alle an den Unternehmensprozessen Beteiligten zugänglich machen, ist der Einsatz einer DAM Software eine sinnvolle Investition. Dies gilt umso mehr, je größer und internationaler ein Unternehmen ist und je mehr Partner Zugriff auf die unternehmenseigenen Mediendateien haben sollen. Besonders wichtig ist, dass ein DAM auch bei der Rechtssicherheit wichtige Vorteile schafft. Lizenzbegrenzungen können einem Asset mitgegeben werden – und so kann es etwa nach Ablauf der Lizenz automatisch nicht mehr verwendet werden, bzw. es werden entsprechende Workflows angestoßen.

In einem DAM-Seminar erlernen die Teilnehmer alle wichtigen Grundlagen für die Auswahl, Einführung und den Betrieb eines Digital Asset Managenemt Tools.

Realisiert man dann noch die Integration des DAM in die Systemlandschaft des Unternehmens, werden Insellösungen abgeschafft und durchgängige Geschäftsprozesse erreicht. Ein DAM macht einem CMS keine Konkurrenz, sondern entlastet es und ergänzt es sinnvoll.

Bei der DAM-Auswahl ist also auf viele Punkte zu achten,

 

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