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Die Hauptfunktionen eines Personalverwaltungssystems (HRMS)

Die Hauptfunktionen eines Personalverwaltungssystems (HRMS)
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Was ist HRMS?

Human Resource Management System (HRMS), ist eine Art von Software, die verschiedene Tools und Prozesse für ein effektives Personalmanagement mit Funktionen wie Personalbeschaffung und Bewerberverfolgung (ATS), Personalverwaltung, Talentmanagement und Lernmanagement bietet.

Ein Personalverwaltungssystem unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften, der Erweiterung ihres Talentpools und anderen personalbezogenen Aufgaben.

Die wichtigste Funktion von HRMS ist die Unterstützung einer effektiven Entscheidungsfindung für das Unternehmen, wobei die Interessen der Mitarbeiter nicht aus den Augen verloren werden.

Wie funktioniert es?

Die Rolle eines HRMS beginnt damit, dass alle Lebensläufe interessierter Bewerber in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, um einen umfassenden Überblick über alle Bewerber zu erhalten. Von dort aus bietet es Einblicke in die Personalbeschaffung, das Urlaubsmanagement und die Mitarbeiterdaten.

Zu einem HR-Management-System gehört auch ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter, über das diese ihre Daten bequem verwalten können. Und das ist erst der Anfang – HRMS deckt ein breites Spektrum an Funktionen ab; es lässt sich auch mit anderen Geschäftsanwendungen verbinden und in verschiedene Geschäftstools integrieren, um optimale Effizienz zu erzielen.

Die wichtigsten Features

ATS & Personalbeschaffung

Die Suche nach neuen Talenten kann kompliziert sein. Mit einem Personalverwaltungssystem lassen sich alle mit diesem Prozess verbundenen Aufgaben effektiv bewältigen:

  • Verwaltung von Bewerberdatenbanken.
  • Planung mehrerer Vorstellungsgespräche auf einmal.
  • Sortieren von Bewerbern.
  • Akzeptieren oder Ablehnen von Bewerbern auf der Grundlage vorher festgelegter Kriterien.
  • Erweiterung des Talentpools, um die besten der qualifiziertesten Bewerber einzustellen.

Datenbank für Mitarbeiterinformationen

Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Mitarbeiterinformationen müssen gespeichert, verarbeitet und abgerufen werden. Das Sammeln und Verwalten von Mitarbeiterinformationen ist schwierig, vor allem wegen des damit verbundenen mühsamen Papierkrams.

Ein Personalverwaltungssystem erleichtert die effiziente Speicherung von und den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen und schützt sie gleichzeitig vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl.

Urlaubsverwaltung

Das Anbieten und Verwalten von Urlaubsregelungen ist ein wichtiger Aspekt – insbesondere im Hinblick auf die Gesamtproduktivität und Effizienz des Unternehmens.

Ein HRMS bietet viel mehr als nur die einfache Verwaltung von Urlaubsanträgen; es bietet Folgendes:

  • Eine einzige Plattform für die Zuteilung von Urlaub.
  • Verfolgung und Annahme oder Ablehnung von Urlaubsanträgen über eine zentrale Plattform.
  • Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Urlaubssalden und die Möglichkeit, Anträge zu stellen.

Onboarding & Offboarding

Onboarding und Offboarding sind die beiden wichtigsten Zeitpunkte auf dem Weg eines Mitarbeiters in ein Unternehmen.

Während des Onboarding legt das HRMS die Fristen für bestimmte Onboarding-Aufgaben fest und stellt sicher, dass die Fristen vom neuen Mitarbeiter und dem Administrator eingehalten werden. Es verschickt auch automatische Erinnerungen, damit alle auf dem Laufenden bleiben.

Für das Offboarding plant das HR-Management-System das Austrittsgespräch. Außerdem verwaltet es die Daten des ausscheidenden Mitarbeiters und erledigt verschiedene Haushaltsaufgaben, wie z. B. die Abwicklung der Abschlusszahlungen und die Übertragung von Sozialleistungen, die Rückgabe von Unternehmensgeräten und vieles mehr.

Selbstbedienungsportal

HRMS ermöglicht es den Mitarbeitern, selbständiger zu werden. Über das Selbstbedienungsportal können die Mitarbeiter ihre Informationen nach Belieben abrufen und aktualisieren. Durch den direkten Zugriff auf das Self-Service-Portal können die Mitarbeiter auch ihre Gehaltsabrechnungen einsehen und sich mit Informationen zu Sozialleistungsprogrammen und mehr befassen.

Vergütungsmanagement

Die Vergütung ist das Feuer, das das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter antreibt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Vergütung der Mitarbeiter korrekt, transparent und störungsfrei erfolgt.

Laut einer Umfrage von Payscale geben 86 % der Unternehmen an, dass sie eine Vergütungsstrategie haben oder an einer solchen arbeiten.

Ein Personalmanagementsystem integriert das Leistungsmanagement mit der Vergütung. Es sorgt dafür, dass die Mitarbeiter entsprechend ihrer Verantwortung und unter Einhaltung aller relevanten Vorschriften zeitnah und korrekt entlohnt werden.

Leistungsmanagement

Die Verfolgung der Mitarbeiterleistung ist sowohl für die Organisation als auch für die Mitarbeiter von Vorteil.

Ob Sie nun zur Selbst- oder Fremdeinschätzung neigen, ein effizientes Personalmanagementsystem bietet beides. Es ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf verwertbare Erkenntnisse über Leistungsdaten, um intelligentere Entscheidungen über die Verlagerung von Verantwortlichkeiten oder den Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen zu ermöglichen.

Fazit

Vom Onboarding und Talentmanagement über die Mitarbeiter-Selbstverwaltung und das Leistungsmanagement bis hin zum Offboarding entlastet ein HRMS die Personalverantwortlichen enorm.

Obwohl die Investition in ein Personalverwaltungssystem kostspielig sein kann, kann es die Effizienz Ihres Unternehmens erheblich verbessern. Es gibt aber auch kostengünstigere Alternativen, die die Effizienz Ihres Unternehmens ebenfalls verbessern können.

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