Die Wochen um Black Friday, Cyber Monday und Weihnachtsgeschäft sind die umsatzstärksten Zeiten im Onlinehandel. Laut Handelsverband Deutschland (HDE) entfällt im Schnitt jeder fünfte Euro Jahresumsatz auf das vierte Quartal. Für Fulfillment-Center bedeutet das Sendungsvolumen, welches sich innerhalb kürzester Zeit verdoppeln oder gar verdreifachen kann. Hier geraten die allermeisten Prozesse an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit, wenn nicht valide Daten zur Arbeitszeit, Schichtauslastung oder Personalverfügbarkeit vorliegen. Wer Peaks planbar gestalten will, braucht Zahlen und keine Schätzungen.
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Saisonale Auftragsspitzen, die Personalplanung beeinflussen
Ein Standardtag im Versand sieht strukturell ganz anders aus als ein Peak-Tag. Im Regelbetrieb kommen hier oft ein bis zwei Schichten aus. Am Aktionstag kommen Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht und Wochenendarbeit zusammen. Damit ändern sich Zuschlagspflicht laut Arbeitszeitgesetz (§6 ArbZG für Nachtarbeit), Pausenregelung nach §4 ArbZG und Dokumentationspflicht bei Überschreitung der werktäglichen Höchstarbeitszeit von acht Stunden. Ein System zur digitalen Zeiterfassung nimmt diese Buchungen selbsttätig vor und sortiert sie den passenden Kostenstellen zu. So wird die Grundlage für spätere Lohnabrechnung, Auswertung und behördliche Kontrollen gelegt. Für Lager mit Leiharbeitenden, Werkstudierenden und Stammpersonal ist eine getrennte Auswertung wichtig, weil Vergütungsmodelle und maximale Einsatzzeiten hier unterschiedlich sind.
Rechtlicher Rahmen seit BAG-Urteil 2022
Mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Für Onlinehändler mit eigenem Lager gilt damit die gleiche Pflicht wie für den stationären Handel. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zum Arbeitszeitgesetz verlangt außerdem, dass die Erfassung elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung manipulationssicher erfolgen muss. Papierlisten und manuell ausgefüllte Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen nur unzureichend. Systeme, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen und eine revisionssichere Ablage gewährleisten, reduzieren das Risiko bei Prüfungen durch Zoll oder Rentenversicherung.
Kennzahlen, die im Spitzenbetrieb entscheidend sind
Wer seine Schichten datenbasiert plant, nutzt klare Referenzgrößen. In der Kommissionierung sind das beispielsweise die Picks pro Stunde, in der Packerei die Pakete pro Stunde und im Wareneingang die gescannten Positionen pro Schicht. Diese Werte lassen sich durch die Kombination von Zeitbuchungen und dem Lagerverwaltungssystem ableiten.
Typische Zielwerte aus Benchmarks der Bundesvereinigung Logistik (BVL) liegen bei 60 bis 120 Picks pro Stunde für die Einzelplatzkommissionierung. Durch den Vergleich der geplanten mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit können Engpässe beim Personal, den Prozessen oder dem Layout an einem bestimmten Arbeitsplatz identifiziert werden. Kennzahlen wie der Krankenstand, die Fluktuationsrate oder der Anteil der Überstunden bieten zusätzliche Einblicke in die Stabilität der eigenen Peak-Planung.
Praktische Schritte zur Umsetzung im Fulfillment-Alltag
Der Aufbau eines Systems erfolgt schrittweise. Zunächst müssen die Erfassungspunkte festgelegt werden: An erster Stelle stehen dabei die Zutrittsterminals am Eingang, gefolgt von der mobilen Datenerfassung mittels Handhelds in der Halle und der Erfassung im Kundenservice. Außerdem ist die Anbindung an die bestehenden Systeme wie ERP, Lohnbuchhaltung und Warenwirtschaft über Standardschnittstellen erforderlich.
Für den nächsten Peak lohnt sich ein Rückblick auf die vergangenen drei Aktionsphasen. Wie war die durchschnittliche Auslastung? Wo sind Überstunden angefallen? Welche Schichtmodelle haben sich bewährt? Auf Basis dieser Informationen können die Personalbedarfe für die Black Week frühzeitig kalkuliert, Rahmenverträge mit Zeitarbeitsfirmen ausgehandelt und Schulungen so terminiert werden, dass neue Mitarbeitende am ersten Aktionstag direkt produktiv arbeiten können. Wer den Peak nicht dem Zufall überlassen möchte, sollte jetzt mit der Auswertung eigener Zeitdaten beginnen und daraus die Planung für die kommenden Aktionswochen ableiten.
