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Die wichtigsten Funktionen eines Gehaltsabrechnungssystems

Die wichtigsten Funktionen eines Gehaltsabrechnungssystems
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Auch wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht der aufregendste Teil der Unternehmensführung ist, so ist sie doch ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Eine Geschäftsanforderung, die so lange Bestand hat, wird in absehbarer Zeit nicht verschwinden. Dank der technologischen Entwicklung macht die Lohnsoftware den Prozess jedoch weniger kompliziert und effizienter. Um die Vorteile eines Gehaltsabrechnungssystems nutzen zu können, müssen Sie Ihre Anforderungen an die Gehaltsabrechnung ermitteln und festlegen.

Überblick

Wenn Sie die Anschaffung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems in Erwägung ziehen, haben Sie wahrscheinlich schon Erfahrungen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung gemacht. Viele empfinden den Vorgang als kompliziert oder überwältigend, weil es immer noch ein Rätsel ist, was das ist und wie man es genau macht. Einfach ausgedrückt ist ein Gehaltsabrechnungssystem ein Programm, das die Zahlungen an die Mitarbeiter rationalisiert und verwaltet.

Ihre Mitarbeiter sind wertvoll. Ihre harte Arbeit und ihr Engagement tragen dazu bei, dass Ihr Unternehmen wie eine gut geölte Maschine läuft. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ihnen einen angemessenen Lohn zahlen und dafür sorgen, dass sie ihre Gehaltsschecks pünktlich und wie geplant erhalten. Die wichtigste Aufgabe eines Gehaltsabrechnungssystems ist daher die genaue Berechnung der Schecks. Systeme mit umfassenden Funktionen ermöglichen Ihnen die Verwaltung von Zeit und Anwesenheit, Unternehmensfinanzen und Gehaltsstruktur.

Diese zeitsparende Ergänzung ist zwar vollständig ausgestattet, aber nicht vollständig geschult. Möglicherweise möchten Sie Ihren Gehaltsabrechnungsspezialisten weiter beschäftigen und ihn weiterbilden. Mit dem Aufkommen von RPA und KI haben Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten ihre Cloud-basierten Pendants geschult, um die mühsameren Teile der Überwachung und Analyse der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übernehmen. Bestimmte Aspekte der automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnung sind jedoch immer noch von menschlicher Führung abhängig. Wenn Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und die Möglichkeiten der verschiedenen Gehaltsabrechnungssysteme verstehen, können Sie bestimmen, welche Methode für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist und wie Sie sie implementieren.

Funktionen

Zum Glück für die Buchhaltungs- und Personalabteilungen kann ein Gehaltsabrechnungssystem die meisten Aufgaben der Gehaltsabrechnung übernehmen. Von der bequemen Speicherung grundlegender Mitarbeiterinformationen bis hin zur Aktualisierung der aktuellen Steuergesetze gibt es nicht viel, was ein Gehaltsabrechnungssystem nicht für Sie tun kann.

Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist mit bestehenden Back-End-Systemen kompatibel und übernimmt die schwere Arbeit der Zeit-, Lohn- und Steuerberechnung bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften und Durchführung von Verwaltungsaufgaben. Einige sind Teil eines Personalinformationssystems (HRIS), das bei der Umsetzung von HR-Funktionen hilft. Nach Angaben der American Payroll Association (Amerikanische Vereinigung für Gehaltsabrechnung) kodieren einige Tools zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung Daten mit einer Genauigkeit von 99,5 %. Das von Ihnen gewählte Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem sollte die Fehlerquote senken und Ihnen mehr Zeit für dringlichere Aufgaben geben.

Verwaltung der Gehaltsabrechnung

Der offensichtliche Nutzen eines Gehaltsabrechnungssystems ist die Verwaltung der gesamten Gehaltsabrechnung. Die automatische Berechnung der Löhne nach einem vorgegebenen Zeitplan ist ein großer Vorteil. Oft sind nur kleine Schritte erforderlich, wie z. B. die Angabe des Lohn- und Gehaltsplans, der Art der Mitarbeiterklassifizierung und der staatlichen Steuernummer. Sie können auch Richtlinien aus Ihrem Unternehmenshandbuch einbinden und bestimmten Fachleuten Zugriff gewähren. Nach der Einrichtung kann das System den Gehaltsabrechnungsprozess unbeaufsichtigt durchführen, sofern keine Anpassungen erforderlich sind.

Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle

Für jedes Unternehmen, das seinen Mitarbeitern einen Stundenlohn zahlt, kann die Möglichkeit der Zeiterfassung die vorteilhafteste Funktion eines Gehaltsabrechnungssystems sein. Ein System, das die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit der Zeiterfassung kombiniert, erspart den ganzen Aufwand, der mit der Erfassung der Zeitkarten der Mitarbeiter verbunden ist. Solche Systeme können Abwesenheiten, Krankheitszeiten, Arbeitsstunden, Überstunden und andere Faktoren überwachen. Anschließend können diese Systeme diese Informationen nahtlos synchronisieren, um die Gehaltsabrechnung effizient durchzuführen.

Steuern in Angriff nehmen

Empfinden Sie das Steuerrecht als geistig anstrengend? Wenn ja, wird sich die Automatisierung dieser komplizierten Aufgabe wie eine Befreiung anfühlen. Es kann schwierig sein, den Überblick über die sich ändernden Anforderungen zu behalten oder die Komplexität der staatlichen und bundesstaatlichen Steuervorschriften zu verstehen. Glücklicherweise werden Lohnabrechnungssysteme automatisch aktualisiert, wenn sich die Steuergesetze ändern. Wenn es an der Zeit ist, Steuerformulare einzureichen, kann Ihr Gehaltsabrechnungssystem die Dokumente für Sie verschicken und vorausfüllen. Obwohl Sie die Formulare wahrscheinlich selbst unterschreiben müssen, werden Sie von Ihrem System gewarnt, wenn es an der Zeit ist, die Formulare einzureichen – so ersparen Sie sich den Aufwand, eine Fristverlängerung zu beantragen oder Strafen für das Versäumen einer Frist zu zahlen.

Zusätzliches Finanzmanagement

Ausgaben-, Leistungs- und Bonusmanagement können mit einem Gehaltsabrechnungssystem erledigt werden. Mit einem Gehaltsabrechnungssystem lassen sich verschiedene Mitarbeiterkosten verfolgen und berechnen. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen Kilometergelder abrechnen muss oder seinen Mitarbeitern Vergünstigungen wie einen bezahlten freien Tag am Geburtstag anbietet, ein Gehaltsabrechnungssystem kann Ihnen dabei helfen.

Die Personalabteilung ist oft viel mehr als das, was man auf den ersten Blick sieht. Jedes System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, die Kontrolle über ihre Leistungen zu übernehmen, ist mit Sicherheit ein Hit. Einige Lösungen enthalten eine Basis von Leistungen und ermöglichen es den Mitarbeitern, entsprechende Anträge zu stellen. Ein System, das über diese Funktionen verfügt, stellt sicher, dass die Verfolgung und Abrechnung von Finanzdaten einfach und genau ist.

Allgemeine Formulare

Ein Gehaltsabrechnungssystem kann auch bei der Erstellung verschiedener Berichte und Zusammenfassungen helfen. Möglicherweise kann Ihr System Berichte wie Gehaltsabrechnungen oder Leistungsberichte erstellen. Noch nützlicher sind Systeme, die es den Mitarbeitern ermöglichen, auf Formulare wie ihre Gehaltsabrechnungen  zuzugreifen und diese auszudrucken.

Und schließlich kann ein System auch die mühsame Führung von Unterlagen überflüssig machen. Diese Art von Funktion ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiterunterlagen einfach zu speichern und – was noch wichtiger ist – aufzufinden. Mit dieser Art von Organisierung müssen Sie sich keine Sorgen mehr über verlegte Dokumente machen und können sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter- und Unternehmensdaten erfasst und vertraulich behandelt werden – alles bequem an einem Ort.

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