Schon seit Jahrzehnten träumen manche Unternehmer davon, ihre Abläufe so weit wie möglich zu automatisieren und damit effizienter zu organisieren. Die Digitalisierung hat jetzt das Fundament dafür geschaffen. Vernetzung, Cloud-Computing und standardisierte Verfahren machen es einfach, Arbeitsabläufe einmal zu definieren und danach entsprechend digital aufzusetzen. Studien der renommierten Unternehmensberatung McKinsey zeigen, dass je nach Branche bis zu 50 Prozent aller Aufgaben in einem Unternehmen automatisiert, werden könnten.
Dies brächte nicht nur eine enorme Steigerung der Produktivität mit sich, sondern würde auch für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen. Dies führt erfahrungsgemäß in Folge zu einer geringeren Fluktuation und damit zu einem geringeren Wissensverlust. Gelingt es einem Unternehmen Routineaufgaben zu automatisieren, fördert dies die Kreativität und Denkleistung das Beschäftigen. Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung einer Automatisierung gibt es genug.
Beispiele erfolgreicher Automatisierung
Digitalisierung und Automatisierung finden immer stärker zusammen. Die Vision vom papierlosen Büro kann längst Realität werden, wenn man diese anstrebt. Unternehmen nutzen die Möglichkeiten, die automatischen Arbeitsabläufe, um effizienter zu werden. Ein gutes Beispiel dafür ist die Logistik. So hat das Unternehmen Primtc ein modernes Warenmanagement-System für das hochmoderne Produktions- und Logistikzentrum von Coca-Cola HBC in Österreich eingeführt. Dort werden rund um die Uhr Getränke hergestellt, verpackt und zur Lieferung vorbereitet. Jede Bewegung in diesem Zentrum wird vom System erfasst und fließt in die Planung der Auslieferung mit ein. So wird sichergestellt, dass immer jene Getränke produziert werden, die tagesaktuell zur Verfügung stehen müssen.
Ähnlich effizient hat sich auch die E-Commerce-Branche aufgestellt. iGaming-Anbieter wie PokerStars Vegas optimieren ihre Zahlungsflüsse, indem sie ihren Kunden elf verschiedene Methoden anbieten. Diese reichen von der herkömmlichen Kreditkarte, über Paysafecards bis hin zu verschiedenen E-Wallets wie Apple Pay. So entstehen digitale Arbeitsabläufe, die automatisiert gesteuert, effizient ablaufen. Spieler legen ein Konto an, definieren ihr Limit und können danach ihr Konto mit wenigen Klicks neu befüllen. Dazu steht eine eigene Schnell-Funktion zur Verfügung, die viele bekannte Zahlungsmethoden unterstützt.
Auch im Backoffice hat die Automatisierung schon lange Einzug gehalten. Hier bietet das Unternehmen DocuWare ein umfassendes Dokumenten-Management-System an, das alle Rechnungen automatisiert erfasst und direkt zur Bearbeitung weiterleitet. Ausnahmen und Fehler werden erkannt und an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Damit behält das jeweilige Unternehmen die Kontrolle über jeden einzelnen Arbeitsschritt. Die Informationen werden sicher und vertraulich gespeichert.
Das falsche Format verursacht unnötigen Aufwand
Ein genauer Blick auf die Firmen zeigt, dass vor allem die Personalabteilung und der Vertrieb noch großen Nachholbedarf bei der Automatisierung haben. Wenn die Software-Tools für Marketing und Vertrieb zusammenarbeiten, ist schon viel erreicht. So kann bereits die Verwendung des falschen digitalen Formats jede Menge manuelle Arbeit nach sich ziehen. Das zeigt sich beispielsweise an den oft genutzten PDFs. Verträge und Vereinbarungen werden zeitaufwändig personalisiert und als PDF versandt. Die fehlenden „Intelligenz“ des Formats macht viele manuelle Prozesse notwendig. Daher benötigen die Mitarbeiter Zeit für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung der Dokumente. Diese Prozesse könnten jedoch leicht automatisiert ablaufen, doch das PDF lässt eine digitale Erfassung oder das Auslesen nicht zu. Dazu kommt noch, dass viele Unternehmen ihre Vertragslaufzeiten manuell verwalten und damit Gefahr laufen, Fristen zu verpassen, oder Dokumente zu verlegen.
Die geeignete Softwarelösung automatisiert diese Abläufe und spart somit viel Zeit. Diese Form der Automatisierung sollte vor allem dort zum Einsatz kommen, wo wenig Personalisierung notwendig ist und wo Dokumente oft versandt werden müssen. Dass hier Handlungsbedarf besteht, zeigen auch Umfragen unter den Kunden. Diese wünschen sich zu mehr als zwei Dritteln rein digitale Lösungen, die es möglich machen, Verträge und Dokumente unkompliziert zu unterzeichnen und den gesamten Prozess vollständig digital abzuwickeln.
Dass die Automatisierung sogar dazu führen kann, dass die Arbeit fast vollständig „verschwindet“, stellte zuletzt ein Mitarbeiter in den USA in seinem Post auf Reddit unter Beweis. Der IT-Angestellte arbeitet in einer großen Anwaltskanzlei und nutzte sein Wissen, um seinen Job zu 100 Prozent zu automatisieren. Er betreut einen Cloud-Server, der sicherstellt, dass die Kanzlei und ihre Klienten alle Dokumente rund um die Uhr zur Verfügung haben. Der findige Angestellte entwickelte ein Skript, das seinen Job selbständig erledigt. Er selbst konzentriert sich laut eigenen Angaben nur noch darauf zu kontrollieren, ob alles rund läuft. Sein täglicher Arbeitsaufwand reduziert sich seither auf 10 Minuten pro Tag.
