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Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?

Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?
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Führen Unternehmen die digitale Personalakte ein, gehen sie im Zuge der Digitalisierung bereits einen wichtigen Schritt vorwärts. Die elektronische Aktenführung bildet schließlich die Grundlage des papierlosen Büros. 

Allerdings kann die Implementierung einer professionellen Softwarelösung für die Personalverwaltung nicht von heute auf morgen umgesetzt werden, denn es gelten für die elektronische Personalakte einige Voraussetzungen, die zu beachten sind. Welche das sind, erklärt der folgende Beitrag. 

Dazu dient die Personalakte 

Die Personalakte dient als Ablageort sämtlicher Dokumente, die mit dem Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und dem jeweiligen Arbeitnehmer in Verbindung stehen. Zu diesen gehören sowohl Informationen zur Person als auch dienstliche Dokumente und Vorgänge. So wird gewährleistet, dass die Aktivitäten eines Mitarbeiters im Unternehmen lückenlos aufgezeichnet und nachvollzogen werden können. 

Eine gesetzliche Regelung dazu, wie eine Personalakte aufgebaut sein muss, existiert nicht. Somit können die Unternehmen individuell festlegen, welche Mitarbeiterangaben sie speichern. Generell gilt es die Daten in der Personalakte zu sammeln, welche eine Relevanz für das Arbeitsverhältnis aufweisen. Zu diesen gehören beispielsweise:

  • Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
  • Bewerbungsunterlagen
  • Allgemeine Angaben zur Person
  • Gehalts- und Lohnbescheinigungen
  • Lohnsteuerunterlagen und Sozialversicherungsausweis
  • Arbeitsunfallberichte und Krankheitsbescheinigungen
  • Austrittszeugnis und Kündigungsschreiben

 

Allerdings dürfen Informationen, welche keine Relevanz für die berufliche Tätigkeit des Mitarbeiters aufweisen oder seine Privatsphäre betreffen, nicht in der Personalakte festgehalten werden. Dazu zählen unter anderem Notizen über seine Leistungen, private Vorlieben oder Unterlagen, die von der ärztlichen Schweigepflicht betroffen sind. 

Datenschutz – Das ist bei der elektronischen Personalakte zu beachten

Durch die geltende DSGVO und das BDSG, also die europäische Datenschutzgrundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz, unterliegen Unternehmen der Pflicht, die Daten ihrer Mitarbeiter nach strengen Richtlinien zu schützen. Werden ihre personenbezogenen Daten digital beziehungsweise elektronisch verarbeitet, bedeutet dies besondere Anforderungen an den Datenschutz. 

Eine Softwarelösung für die elektronische Personalakte muss somit eine sichere Speicherung und Übermittlung der Daten gewährleisten und dabei eine Möglichkeit zur Verschlüsselung oder Beschränkung des Zugriffs bieten. 

Darüber hinaus muss die Auflage erfüllt werden, dass der Arbeitnehmer der automatisierten Datenverarbeitung zustimmt. Personenbezogene Daten dürfen demnach nur erhoben, gespeichert und genutzt werden, wenn der Mitarbeiter dazu einwilligt. Außerdem haben Arbeitnehmer das Recht, die Daten, welche im Unternehmen über sie hinterlegt sind, zu jeder Zeit ohne spezielle Gründe einzusehen. 

Durch das Unternehmen muss außerdem die Fürsorgepflicht eingehalten werden. Diese sieht vor, dass die Arbeitnehmerinteressen unter Berücksichtigung der Unternehmensinteressen stets gewahrt und eingehalten werden. Dazu müssen sowohl organisatorische als auch technische Maßnahmen zum Datenschutz genutzt werden, um einen Einblick durch Dritte oder einen Missbrauch der Daten zu verhindern. 

Beschäftigt ein Betrieb mehr als zwanzig Mitarbeiter, deren personenbezogene Daten automatisiert genutzt oder gespeichert werden, muss ein Datenschutzbeauftragter gestellt werden. Nicht vernachlässigt werden darf auch die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen. Ehemalige Mitarbeiter können so darauf bestehen, dass ihre Daten mit sofortiger Wirkung gelöscht werden.

Setzen Unternehmen also auf die digitale Personalakte, müssen sie gewährleisten, dass die Akte sicher aufbewahrt wird und restriktive Zugriffsrechte gelten. Eine Weitergabe der Informationen an Dritte darf nicht erfolgen. Die Software, die für das Führen der elektronischen Personalakten genutzt wird, muss sicherstellen, dass alle geltenden Bestimmungen hinsichtlich des Datenschutzes eingehalten werden.

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