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E-Mail Management: Diese Tipps sollte man kennen

E-Mail Management: Diese Tipps sollte man kennen
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E-Mails können Unternehmen sehr viel Zeit kosten. Sie wirken oft sehr wichtig und dringlich und vereinnahmen unsere Aufmerksamkeit.
Während ihrer Beantwortung reagieren wir ausschließlich – und verpassen dadurch unzählige Möglichkeiten, sinnvoll zu agieren. Aber es geht auch anders. Mit einfachen Tricks lassen sich E-Mails schneller und zielgerichteter beantworten. Dadurch steigt die Produktivität und vor allem das eigene Wohlbefinden. Die so frei gewordene Zeit kann man für die wirklich wichtigen Projekte oder Menschen einsetzen.


E-Mails vorsortieren


E-Mails im Posteingang beanspruchen die eigene Aufmerksamkeit. Das kann stressig sein und überfordern. Man kann nicht einfach alle E-Mails löschen, aber gerade im Posteingang wirken sie sehr vereinnahmend, manchmal fast bedrohlich. Deswegen ist es hilfreich, sie zu sortieren. Alle wichtigen E-Mails werden in einen “Gelesen”-Ordner verschoben. Dadurch wird die anschließende Beantwortung einfacher und proaktiver. Nach der Vorsortierung sollten nur die wichtigsten E-Mails im “Gelesen”-Ordner weiter bearbeitet werden. Bei einigen Nachrichten braucht man mehr Bedenkzeit. Diese können mit einem Sternchen markiert werden.
Mit diesen beiden Tricks, ist man einem entspannten und erfolgreichen E-Mail Management schon einen großen Schritt näher.


Feste E-Mail Zeiten


Genau wie Social-Media-Plattformen, haben auch E-Mail Postfächer einen hohen Suchtfaktor. Oft fallen uns zahlreiche Gründe ein, noch einmal schnell durch unser Postfach zu stöbern. Sei es die wichtige Mail eines unserer Großkunden, die in Vergessenheit geratene Einladung zum Essen oder andere Informationen, die gerade so unaufschiebbar wirken. Letztlich wird jede Person 24 Stunden auf eine Antwort warten können – und für eine Entschleunigung dankbar sein.
Dabei helfen feste E-Mail Zeiten. Dadurch lassen sich Ablenkungen reduzieren und eine aufmerksame Fokussierung wird möglich.


Die 80 / 20-Regel


Ein wichtiges Werkzeug, um wirklich nur die wichtigsten E-Mails in angemessener Zeit zu beantworten, ist die 80/20-Regel. Nach dem berühmten Gesetz, werden 80 Prozent der Ergebnisse, mit 20 Prozent der eigenen Arbeit erreicht. Dies kann man sich zu Nutze machen, indem man sich auf die Aufgaben konzentriert, welche die Ergebnisse liefern. Im E-Mail Management bedeutet das, alle Nachrichten vorher zu sortieren und seine Zeit, nur den E-Mails zu widmen, die einen den eigenen Zielen näher bringen.


Nutze Templates


Einige Anfragen finden immer wieder den Weg in Posteingänge. Dabei handelt es sich oft um die immer gleichen Kundenfragen, Werbenachrichten oder lästige formelle Mails. Mit Hilfe von vorgefertigten Textnachrichten (sogenannten “Templates”) lassen sich diese Anfragen schnell, einfach und freundlich beantworten.
Man spart einige Minuten pro Tag und schont sein Nerven. Gleichzeitig sind die vorgeschriebenen Nachrichten, unabhängig der eigenen Stimmung, immer klar und zuvorkommend formuliert.


Die 2 Minuten-Regel


Neben der essentiellen Organisation seiner Posteingänge, kann es passieren, dass man die eigentliche Beantwortung der Nachrichten aus den Augen verliert. Deswegen braucht man eine Strategie für die E-Mails, die sich innerhalb kürzester Zeit abarbeiten lassen. Bei Nachrichten die sich sehr schnell beantworten lassen, wäre es zeitintensiver, sie erst zu verschieben oder zu markieren. Als einfache, aber effiziente Richtschnur gilt die 2 Minuten-Regel: Alle Aufgaben, die sich in weniger als zwei Minuten erledigen lassen, sollten sofort begonnen werden. Dies lässt sich sowohl auf die Beantwortung der E-Mails, als auch auf die Vorsortierung anwenden.

 

Foto: © Von Monster Ztudio@adobe.com

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