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Was ist Offboarding?
Offboarding oder Austrittsmanagement von Mitarbeitern findet statt, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen austritt. Es legt das Protokoll für freiwillige Kündigungen, Entlassungen, auslaufende Verträge oder Entlassungen fest.
Die Kündigung erfolgt häufig aufgrund von Leistungsproblemen, Fehlverhalten oder Entlassungen, kann aber auch durch budgetbedingte Entlassungen, überflüssige Aufgaben oder wenn das Unternehmen in Konkurs geht oder liquidiert wird und seine Vermögenswerte veräußern muss, bedingt sein.
Nichtsdestotrotz sind Offboarding-Verfahren die letzten Schritte am Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder der Betriebszugehörigkeit eines Mitarbeiters.
Bedeutung
Wenn man an den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters denkt, vergisst man leicht den letzten Teil, der das Ganze beendet. Ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen, das ist das Ende, richtig? Nicht ganz. Wenn der Abschied das Ausmaß Ihres Ausstiegsprozesses ausmacht, gibt es noch einige weitere Erkenntnisse, die Sie berücksichtigen sollten.
Betrachten Sie Ihre ehemaligen Mitarbeiter als potenzielle Fürsprecher für Ihr Unternehmen. Nach einer effizienten und respektvollen Verabschiedung ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie sich positiv über Sie äußern und Sie weiterempfehlen. Bei einem Unternehmen, das diesen Prozess einfach vernachlässigt hat, werden sie dies wahrscheinlich nicht tun. Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter gut, und sie werden das Gleiche für Sie tun.
Sie möchten nicht nur, dass Ihre ehemaligen Mitarbeiter bei anderen potenziellen Bewerbern in den höchsten Tönen von Ihnen sprechen, sondern auch, dass sie irgendwann wiederkommen. Sie benötigen weniger Ressourcen als üblich, um diese ehemaligen Mitarbeite einzuarbeiten, da sie bereits mit Ihrer Organisation, Ihren Prozessen und vor allem Ihren Unternehmenswerten vertraut sind.
Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass alle technischen Fragen im Vorfeld geklärt werden, um das Risiko ernsthafter rechtlicher Probleme zu verringern. Ein effektiver Offboarding-Prozess könnte durch strenge Cybersicherheitsverfahren und Passwortverwaltung Millionen von Dollar einsparen.
Warum also wird dem Onboarding die ganze Aufmerksamkeit gewidmet, obwohl das Offboarding genauso wichtig ist?
Offboarding aus technischer Sicht
Das Ziel des technischen Offboarding ist es, einen Mitarbeiter physisch und digital aus einem Unternehmen zu entfernen. Viele Unternehmen automatisieren diese Strategie so weit wie möglich mit Talentmanagement-, Rekrutierungs- oder Personalverwaltungssoftware, um eine einheitliche Ausstiegsstrategie zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden. Dies ist wichtig, da eine Nichtbeachtung erhebliche finanzielle Folgen haben kann.
Ein Beispiel:
- Unternehmen könnten noch lange nach dem Ende der Anspruchsberechtigung für Leistungen zahlen.
- Wer vergisst oder vernachlässigt, die Sicherheitsrechte eines Arbeitnehmers und die Beschränkungen für das Unternehmensnetzwerk zu aktualisieren, kann kostspielige Fehler begehen.
- Ein schlampiger Entlassungsprozess macht ein Unternehmen anfälliger für Klagen wegen unrechtmäßiger Entlassung. Indem eine Organisation die entsprechenden Unterlagen in Ordnung bringt und ordnungsgemäß kommuniziert, beugt sie möglichen Streitigkeiten vor.
Die Sicherheits- und Finanzrisiken sind erheblich und verdienen daher die Aufmerksamkeit eines umsichtigen Geschäftsführers. Technologie kann bei der Standardisierung von Verwaltungsaufgaben einen großen Beitrag leisten. Sie kann auch dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, indem sie die Rechte und Privilegien der Benutzer entzieht.
Nachfolgend sind einige zusätzliche Schritte aufgeführt, die bei der Erstellung des Rahmens für eine Offboarding-Strategie zu berücksichtigen sind:
Kommunikation
Informieren Sie die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung über den letzten Tag des Mitarbeiters, die Kündigungsfrist und andere notwendige Informationen, um mit der Arbeit zu beginnen. Stellen Sie Arbeitsabläufe, Interviewfragen und Checklisten für den Austritt bereit.
Ordnungsgemäße Prozesse
Bestätigen Sie das letzte Gehalt, setzen Sie sich mit der Versicherung in Verbindung, um gegebenenfalls die Leistungen zu beenden, und widerrufen Sie den Zugang zu wichtigen Systemen oder Unternehmensressourcen, um die Cybersicherheit zu gewährleisten. Bei großen Unternehmen kann dies mit Hilfe von Identitätsmanagement-Software einfacher gestaltet werden.
Wiederherstellung von Firmeneigentum
Stellen Sie Konten für mobile Geräte, Tablets, Laptops, Schlüssel, Ausweise, Kreditkarten oder andere Konten wieder her und schließen Sie sie. Führen Sie zusammen mit der IT-Abteilung oder der Personalabteilung eine aktuelle Bestandsliste, um diesen Vorgang zu vereinfachen. Schieben Sie die Last nicht auf den ausscheidenden Mitarbeiter.
Dokumentation der Beendigung
Sie benötigen ein unterschriebenes und bestätigtes Kündigungsschreiben, Geheimhaltungs- und Wettbewerbsvereinbarungen (falls erforderlich), Unterlagen zu den Sozialleistungen (z. B. eine Erklärung zu den laufenden Leistungen, zur Übertragung der Altersvorsorge, zur Arbeitslosenversicherung usw.) sowie Steuerunterlagen. Vergewissern Sie sich, dass dies auch Informationen über PTO, Krankheitstage und andere finanzielle Informationen enthält.
Entlassungsgespräch
Lassen Sie diesen wichtigen Schritt nicht aus. Er ist eine gute Überleitung zum zwischenmenschlichen Offboarding. Holen Sie sich ein gutes Feedback und gehen Sie sorgfältig vor. Achten Sie vor allem darauf, dass Sie diese Personen erreichen, bevor sie das Unternehmen verlassen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie Ihnen nach ihrem Weggang noch helfen werden.
Letzte Schritte
Leiten Sie alle Anrufe und E-Mails an den Interims- oder neuen Mitarbeiter weiter, entfernen Sie den ehemaligen Mitarbeiter aus allen Systemen und räumen Sie seinen Arbeitsplatz. Es ist zwar gut, sich an frühere Mitarbeiter liebevoll zu erinnern, aber es ist wichtig, den Nachfolgern die Chance zu geben, auf ihre Weise in die Rolle hineinzuwachsen.
