Unternehmen aller Art setzen sich mit dem Management ihrer Forderungen auseinander. Egal, ob die Rechnungen niedrig oder hoch sind – zahlen die Kunden nicht, kann das Unternehmen kaum operieren. E-Commerce-Unternehmen stehen also nicht alleine da, spüren die Konsequenzen einer unbezahlten Rechnung aber oft ganz besonders. Offene Forderungen müssen konsequent eingefordert werden und nur, wenn dieser Prozess effizient gehandhabt wird, kann das finanzielle Risiko möglichst gering gehalten werden. E-Commerce-Unternehmen sollten deshalb Inkasso beauftragen und in ihre Sicherheit und Stabilität investieren. Worauf dabei zu achten ist, erklären wir hier.
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Merkmale eines seriösen Inkassounternehmens
Transparenz und offene Kommunikation gehören zu den unabdingbaren Qualitäten eines seriösen Inkassounternehmen. Der Gläubiger sollte ihm in jedem Schritt des Prozesses vertrauen können und nicht einfach nur Geld für die Dienste bezahlen, sondern im Gegenzug auch klare Berichte und regelmäßige Kommunikation erwarten können. Inkassounternehmen unterscheiden sich in ihrer Struktur und Herangehensweise, sollten aber idealerweise in Verbänden wie dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) mitwirken oder ähnlich mit der Branche verbunden sein. Schließlich gibt es genügend Inkassounternehmen, die sich nicht an die Rechtsgrundlage halten und unseriös agieren. Vernetztheit ist deshalb ein guter Indikator dafür, dass ein Inkassounternehmen vertrauenswürdig ist. Rechtskonformität und absolut professionelles Auftreten sollten dabei selbstverständlich sein.
Der Kunde ist König
Hat sich ein Unternehmen erst einmal für ein seriöses Inkassounternehmen entschieden, sollte es unbedingt seine spezifischen Anforderungen kommunizieren. Auch, wenn im Inkasso immer respektvoll und klar kommuniziert werden sollte, hat jedes Unternehmen seine persönlichen Vorlieben, wenn es um Kommunikation geht. So ist im E-Commerce die Beziehung zum Kunden oft von großer Bedeutung, sodass das Unternehmen mit besonderer Vorsicht vorgehen will. Zu aggressiv zu kommunizieren kann die Beziehung mit einem wichtigen Kunden unnötig strapazieren, wo er sowieso schon unter Stress steht. Sensibel vorzugehen und den Ton zu bewahren ist deshalb genauso wichtig, wie die Forderung zu begleichen. Das Inkassounternehmen schafft diesen Spagat besonders dann, wenn die Anforderungen von Beginn an klar definiert sind.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Sind alle Einzelheiten geklärt, bedeutet das allerdings nicht, dass allein das Inkassounternehmen für die rechtmäßige Abwicklung des Forderungsmanagement verantwortlich ist. Stattdessen sollte sich das E-Commerce-Unternehmen unbedingt darüber im Klaren sein, welche rechtlichen Bedingungen beim Beauftragen des Inkassounternehmens gelten. Zum einen müssen die Forderungen des Unternehmens tatsächlich rechtmäßig sein und zum anderen müssen gültige Schritte gegangen sein, bevor das Inkassounternehmen überhaupt eingeschaltet werden sollte. Es gilt also nicht, diesen Prozess einfach vollständig outzusourcen und dabei alle Verantwortlichkeiten abzugeben. Auch die Kostenfrage sollte vorher vernünftig überdacht werden. Lohnt es sich, die Dienste des Inkassounternehmens in Anspruch zu nehmen? Diese und weitere Fragen sollte sich ein Unternehmen bereits früh in seiner Laufbahn stellen.
Effektiver Datenschutz
Da während des Prozess des Inkasso auch sensible Daten des Kunden an das Unternehmen weitergegeben werden, müssen diese Daten ausnahmslos guten Praktiken des Datenschutzes unterliegen. Nimmt ein E-Commerce-Unternehmen die Hilfe eines Inkassounternehmens in Anspruch, müssen auf beiden Seiten die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Das dient nicht nur dem rechtskonformen Handeln, sondern auch dem Vertrauen des Kunden. Eine Balance zwischen geradliniger Kommunikation und professionellen Handlungen dient im Endeffekt allen Beteiligten – dem Gläubiger, dem Inkassounternehmen und dem Schuldner.
