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Prozesse im HR-Bereich optimieren: Software hilft

Prozesse im HR-Bereich optimieren: Software hilft
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Personalverwaltung, modern als HR oder Human Ressource bezeichnet, ist eine zeitaufwendige Sache. Von der Rekrutierung neuer MitarbeiterInnen über deren Leistungsbeurteilung, Karriere innerhalb des Unternehmens und Fortbildungsmaßnahmen bis hin zum Ausstellen eines Arbeitszeugnisses bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses reichen die Aufgaben. Viele davon lassen sich zumindest teilweise über Software und standardisierte Vorlagen vereinfachen.

Gute MitarbeiterInnen sollten gehalten werden

Die HR ist innerhalb der Unternehmen zwar eigentlich vornehmlich mit Verwaltungsaufgaben beauftragt, aber de facto funktioniert die klare Aufgabentrennung natürlich nicht. HR verwaltet die MitarbeiterInnen, kann aber keine Leistungen beurteilen und weiß als Abteilung in der Regel auch nicht, wo genau sich welcher Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin aus welchen Gründen am besten einsetzen lässt, denn die fachliche Beurteilung und Entwicklung ist immer Sache der jeweiligen Abteilung, in der MitarbeiterInnen tätig sind. Dort entwickelt sich nicht nur das Kerngeschäft, sondern auch die Fachkräfte mit dem Unternehmen und parallel zu ihren eigenen Aufgaben weiter. Sollen diese MitarbeiterInnen in einer für das Unternehmen zukunftsweisenden Art und Weise gefördert werden, muss die Kommunikation zwischen HR und den Abteilungen stimmen, ohne dass der Aufwand zu groß wird. Bieten Unternehmen die entsprechenden Entwicklungsmöglichkeiten, die auf die Wünsche und Perspektiven der Angestellten zugeschnitten sind, wird die Zusammenarbeit auch in Zukunft fruchtbar sein. Die gemeinsame Weiterentwicklung von Unternehmen und Fachkräften ist also auch eine Möglichkeit, das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv zu machen.

Arbeitszeugnisse müssen juristisch wasserdicht sein

Die Entwicklung der Angestellten ist nur eine der vielen Aufgaben, an denen die HR-Abteilung beteiligt ist. Deutlich arbeitsaufwändiger ist das Beenden eines Arbeitsverhältnisses, denn gesetzlich vorgeschrieben ist das Ausstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Dabei gibt es einige rechtliche Dinge zu beachten: Verschiedene Formulierungen helfen dabei, den beruflichen Weg in der Zukunft nicht zu verbauen. Der Sinn des Arbeitszeugnisses ist, künftigen Arbeitgebern ein realistisches Bild zu vermitteln ohne scheidende MitarbeiterInnen zu diffamieren. Um ein gutes, ehrliches und zugleich rechtlich nicht zu beanstandendes Arbeitszeugnis zu generieren, arbeiten normalerweise HR, Rechtsabteilung und die Abteilung des/r Scheidenden zusammen. Auch das ist aufwändig. Genau hier setzt Haufe mit einem interessanten Tool an: Unter https://arbeitszeugnis.haufe.de/ findet man einen Zeugnis Manager, der mit wenigen Klicks das Erstellen eines rechtsgültigen, ansprechend und gleichzeitig individuell formulierten Arbeitszeugnisses erlaubt. Zusätzliche Textverarbeitungsprogramme sind nicht notwendig und die Software kann intuitiv bedient werden.

Fazit: Tools erledigen nicht die ganze Arbeit, sondern erleichtern Menschen die Kommunikation

Es gibt noch zahlreiche weitere Tools und Software, die die Verwaltung und Entwicklung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erleichtert. In den meisten Fällen geht es darum, die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu optimieren, ohne irrelevante Daten austauschen zu müssen. Für die Unternehmensentwicklung sind diese Tools in mehrfacher Hinsicht sinnvoll: Sie tragen zu einer insgesamt effizienteren Arbeitsweise bei und sie ermöglichen es, wertvolle MitarbeiterInnen zu halten. Was wiederum so manchen Recruiting-Prozess überflüssig macht.

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