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Prozesse optimieren durch digitales Vertragsmanagement

Prozesse optimieren durch digitales Vertragsmanagement
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Der Wettbewerbs- und Innovationsdruck auf Unternehmen infolge der Digitalisierung steigt. Gleichzeitig bietet die Digitale Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft aber auch enorme Chancen, vor allem in Bezug auf die Prozessoptimierung durch digitales Vertragsmanagement. Diese Chancen gilt es mit den geeigneten Methoden zu nutzen.

Welche Chancen bietet die Digitalisierung von Prozessen für Unternehmen?
Die Digitalisierung von Prozessen bietet sowohl großen

Unternehmen als auch KMU die Chance, Ressourcen effizienter einzusetzen, Prozesse transparent zu machen, sie zu analysieren und in der Folge effizienter zu gestalten. Auch für die Entwicklung innovativer Produkte und Geschäftsmodelle bilden digitale Analysemethoden die Grundlage, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Optimiertes CRM durch digitale Technologien

Durch neue Technologien gewinnen Unternehmen die Möglichkeit, Daten über ihre Kunden zu generieren und diese zu individuellen Nutzerprofilen zusammenzuführen. So lassen sich deren Bedürfnisse und Wünsche erkennen und passgenaue Lösungen und Produkte entwickeln. Durch dieses Vertagsmanagement trägt die Digitalisierung zur Gewinnung von Neukunden und Bindung von Stammkunden bei. Lösungen auf die Wünsche und Bedürfnisse von Kunden abzustimmen wird für Unternehmen immer wichtiger: Denn durch die Digitalisierung verändern sich Kundenerwartungen. Unternehmen müssen kundenzentriert denken und handeln, wenn sie langfristig erfolgreich sein wollen – dazu gehört die Optimierung von Touchpoints und unternehmensinternen Prozessen gleichermaßen.

Digitalisierung schafft neue Geschäftsmodelle

Infolge der Digitalisierung ist die Innovationsgeschwindigkeit rapide angestiegen. Unternehmen sind also gefordert, ständig neue Produkte zu entwickeln und auf den Markt zu bringen – und das in immer kürzeren Zeiträumen. Ansonsten droht ihnen das Schicksal, von der schnelleren und innovativeren Konkurrenz verdrängt zu werden. Disruptive Innovationen wie das Smartphone, soziale Netzwerke oder die Entwicklung der Industrie 4.0, in der Menschen und Maschinen sich vernetzen, sind gleichzeitig Produkte und Treiber von Innovationen.

Neu entstehende FinTech-Unternehmen beispielsweise nutzen die Digitalisierung, um digitale und technologische Finanzinnovationen anzubieten – dies sorgt dafür, dass auch Banken ihre Geschäftsmodelle grundlegend erneuern müssen, um Kunden an sich zu binden. Für sie wird künftig der Aspekt der individuellen Beratung wieder eine größere Rolle spielen.

Digitale Tools machen Prozesse transparenter

Die detaillierte Analyse von Prozessen ist der erste Schritt zur Prozessoptimierung. Unternehmen können beispielsweise Fertigungsmaschinen mit Tablets ausstatten, die die Produktionsdaten aufzeichnen. Maschineneinrichtungszeiten, Störungen, Pausen und Produktionszahlen lassen sich ergänzend eingeben. Auf Basis einer umfassenden Prozessanalyse lassen sich dann Ansatzpunkte für die Prozessoptimierung identifizieren.

Erfolgsvoraussetzung „Digital Mindset“

Damit neu eingeführte digitale Tools und Methoden wie Lean Management ihre Wirkung entfalten können, müssen Management und Mitarbeiter diese proaktiv fördern und unterstützen. Nur die passende Infrastruktur bereitzustellen ist unzureichend: Mitarbeiter müssen auch deren Sinn und Nutzen erkennen – sonst werden sie sich der Nutzung verweigern. Es ist deshalb Aufgabe des Managements und der Führungskräfte, die kulturellen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung zu schaffen.

Prozesse lassen sich erfolgreich digital optimieren durch 

  • die Förderung von Vernetzung im Gesamtunternehmen, um Workflow Management Systeme und das Fluss-Prinzip umsetzen zu können,
  • die Transparenz von erfassten Daten, um Akzeptanz für Maßnahmen zur Prozessoptimierung zu generieren,
  • die Stärkung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter und Dezentralisierung von Entscheidungskompetenzen, um das Pull-Prinzip umsetzen zu können.

 

Es ist Aufgabe von Top-Management und Führungskräften, in Sachen Digitalisierung eine Vorbildfunktion zu übernehmen. Nur wenn die oberste Führungsebene Veränderungen aktiv vorlebt und fördert, können Change-Prozesse die Unterstützung der Mitarbeiter gewinnen.

Prozessoptimierung durch Prozessdigitalisierung: 5 Schritte zur Umsetzung

Um die Chancen, die die Digitalisierung in der Prozessoptimierung hinsichtlich Effizienz und Qualitätsverbesserung bietet, optimal nutzen zu können, sollten Unternehmen schrittweise vorgehen:

  1. Detaillierte Prozessanalyse mithilfe digitaler Tools, die Prozesse überwachen und auf Ineffizienzen, Ausfallzeiten und Ressourcenverschwendung hin prüfen.
  2. Auswertung der digital generierten Daten und Identifizierung von Ansatzpunkten für Prozessmodellierungen und Verbesserungen.
  3. Einführung von Lean Management-Prinzipien unter besonderer Berücksichtigung von Workflow Management-Systemen und dem Fluss-Prinzip.
  4. Unterstützende und begleitende Etablierung eines Digital Mindsets im Unternehmen.
  5. Initiierung eines KVP auf Basis der generierten Daten und Etablierung der neuen, verbesserten Prozesse im Unternehmensalltag.

 

So lässt sich mithilfe von Lean Management, unterstützt durch den Einsatz digitaler Tools, ein Zyklus etablieren, der stets von Neuem durchlaufen werden kann und die Grundlage für die stetige Verbesserung der Prozesse im Unternehmen bildet. Denn in Zeiten der Digitalisierung gilt mehr denn je: „Nicht-innovative Unternehmen werden vom Markt verschwinden!“ (Joseph A. Schumpeter)

Mit der kontinuierlichen Prozessoptimierung und Qualitätsverbesserung schaffen Unternehmen die Voraussetzung für innovative Veränderungen und nachhaltigen Unternehmenserfolg.

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