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Software-Ausschreibungen im eCommerce-Umfeld einfach gemacht

Software-Ausschreibungen im eCommerce-Umfeld einfach gemacht
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Sie sind ein digitales Unternehmen und suchen ein Ticketsystem? Oder eine Agentur auf der Suche nach einer eigenen Marketing- oder Vertriebssoftware? Eine Facharztpraxis, die nach einem individuellen Praxisverwaltungssystem sucht oder schlicht nach einer besseren Buchhaltungssoftware?

Wie finden Sie nun die richtige Software für Ihren ganz individuellen Bedarf? Die Erfahrung zeigt: Die Suche nach der richtigen Software gestaltet sich häufig sehr schwierig und komplex. Viele Unternehmen setzen daher vermehrt auf Software-Ausschreibungen und suchen ganz gezielt.

Sinn und Zweck von Software-Ausschreibungen

Unter einer Software-Ausschreibung versteht man eine schriftliche Angebots-Aufforderung eines Auftraggebers an potenzielle Auftragnehmer, die beispielsweise in Tageszeitungen, Fachmagazinen oder online veröffentlicht wird.

Dabei handelt es sich um ein konkret gefordertes Angebot für eine ganz spezifisch benötigte Leistung. Diese wird für die Software-Ausschreibung am besten so genau wie möglich definiert. Das Ziel, das eine Software-Ausschreibung verfolgt, ist es, den eigenen Bedarf an interessierte Unternehmen zu kommunizieren und diese zu einer Abgabe eines Angebots aktiv aufzufordern.

Mit der Software-Ausschreibung soll also sichergestellt werden, ein möglichst passgenaues Produkt zu erhalten, das am Ende den eigenen Anforderungen gerecht wird.

Erfolgsfaktoren für die Software-Ausschreibung

Der Erfolg einer Software-Ausschreibung hängt im Wesentlichen von der Qualität im Ausschreibungsmanagement ab. Die meist vielfältigen und komplexen Anforderungen, die sich aus der eigenen Bedarfsanalyse ergeben, müssen strukturiert, organisiert und am besten zentral verwaltet werden.

Eine sorgfältige Planung und effektives Zeitmanagement sind daher Voraussetzung für ein erfolgreiches Ausschreibungsmanagement. Ebenso spielen die Kommunikation und Koordination von Interessenten und externen Partnern eine zentrale Rolle.

Wie steuert man also das Ausschreibungsmanagement gekonnt, um bei den vielseitigen und komplexen Themenbereichen den Überblick zu behalten? Und gibt es geeignete Software, die Ihre Arbeitsprozesse erleichtert? Welche Funktionen bieten diese, sodass sich ihr Einsatz lohnt? Bevor wir diese Fragen klären, ist es zunächst wichtig, die Abläufe im Ausschreibungsmanagement zu kennen.

Abläufe im Ausschreibungsmanagement

Das Ausschreibungsmanagement gestaltet sich in der Praxis oft sehr kompliziert – denn es gibt im Software-Ausschreibungsprozess meist eine Vielzahl an komplexen Anforderungen, die im Vorfeld definiert und später klar kommuniziert werden müssen.

Der Software-Ausschreibungsprozess läuft in mehreren Schritten ab:
1. Bedarfs- und Marktanalyse
2. Zielsetzung und Definition der Anforderungen
3. Software-Ausschreibung aufsetzen
4. Software-Ausschreibung durchführen
5. Verhandlung und Vertragsabschluss

Idealerweise wird zu Beginn eines Projekts dafür ein zuständiger Ausschreibungsmanager bzw. Projektmanager beauftragt, der den gesamten Software-Ausschreibungsprozess überblickt und steuert. In seinen Zuständigkeitsbereich fällt dann die Organisation der Software-Ausschreibung.

Nach Erstellung der benötigten Ausschreibungsunterlagen und Zusammenstellen der Anforderungen beginnt der Ausschreibungsmanager mit dem Einholen von diversen Angeboten, die anschließend bewertet und verglichen werden müssen. Die Kommunikation mit den verschiedenen Software-Anbietern ist ein ebenso großer Bereich wie die anschließenden Vertragsverhandlungen.

Warum Software-Ausschreibungen?

Software-Ausschreibungen haben in den letzten Jahren zugenommen. Die strukturierte Vorgehensweise macht das Ausschreibungsmanagement interessant – sowohl für die Privatwirtschaft als auch für den öffentlichen Bereich.

Mit dem Ziel von Zeit- und Kosteneinsparungen setzen immer mehr Unternehmen auf Software-Ausschreibungen – unter Einsatz von geeigneter Software für das Ausschreibungsmanagement.

Durch den Einsatz geeigneter Software für das Ausschreibungsmanagement lässt sich dieses Ziel oft realisieren und der komplette Software-Ausschreibungsprozess im eCommerce-Umfeld übersichtlich verwalten – ohne dabei die Kontrolle über laufende Projekte und Rückmeldungen zu verlieren.

Der Einsatz von Software erleichtert das Ausschreibungsmanagement

Mit einem Programm für Software-Ausschreibungen managen Sie den kompletten Ausschreibungsprozess für Ihre Software-Lösungen und IT-Projekte in einer einzigen Plattform. Dadurch können Sie die Anlage und Verwaltung von Ausschreibungsprojekten (RfI, RfQ, RfP) vornehmen und zentral steuern.

Die zentrale Verwaltung aus einer Plattform heraus kann entscheidend zum Erfolg der Software-Ausschreibung im eCommerce-Umfeld beitragen.
Sie sorgt für einen jederzeit transparenten Ausschreibungsprozess für alle Beteiligten, bei dem man einen sehr guten Angebotsüberblick und direkte Vergleichbarkeit der Angebote erhält. Das reduziert auch die Kommunikations- und Abstimmungsaufwände erheblich und beschleunigt Entscheidungen.

Wichtige Funktionen im Überblick:
– Übersicht und Kontrolle durch Verwaltung in einer zentralen Plattform
– Digitale Anlage und Verwaltungsmöglichkeit von Software-Ausschreibungen und IT-Projekten
– Software-Auswahl und Software-Ausschreibungen einfach erstellen und abwickeln
– Anforderungen und Use Cases digital erstellen und sichtbar machen
– Anforderungen priorisieren
– Budget- und Zeitmanagement, Fristsetzung
– Angebots-Aufforderungen an Software-Anbieter aus der Plattform heraus steuern
– Direkt mit den Software-Anbietern auf einer einzigen Plattform kommunizieren

Auf dem Gebiet der Software-Ausschreibungen speziell im eCommerce-Umfeld ist softwaremanager.cloud ein interessanter Anbieter für das Ausschreibungsmanagement, da er gleich mehrere dieser nützlichen Funktionen in einer zentralen Verwaltungsplattform vereint.

Die Plattform eignet sich dabei nicht allein für Software-Ausschreibungen, sondern ebenfalls auch für IT-Experten-Ausschreibungen, Cloud-Ausschreibungen, Agentur-Ausschreibungen sowie Webdesign-Ausschreibungen.

Grundsätzlich lohnt sich der Einsatz einer Software im Bereich Ausschreibungsmanagement vor allem, um die komplexen Prozesse im Ausschreibungsmanagement besser zu überblicken und stets die Kontrolle über alle Vorgänge zu behalten, die sonst von vielen unterschiedlichen Stellen zusammengetragen und nachgehalten werden müssen.

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