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Software-Auswahl Beratung: So gelingt die Auswahl der richtigen Software

Software-Auswahl Beratung: So gelingt die Auswahl der richtigen Software
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Wer sich im eigenen Betrieb mit der Software-Auswahl auseinandersetzt, weiß: Das Finden geeigneter Software ist nicht einfach. Die Beschaffung von Software benötigt zum einen eine hohe Expertise in fachlichen, technischen, kaufmännischen und betrieblichen Fragestellungen. Zum anderen ist der Software-Markt groß und die Anforderungen sind oftmals sehr individuell.

Wie findet man also die richtige Software für das eigene Unternehmen?

Die richtige Software für den Einsatz im Unternehmen

Im Vergleich zu anderen Branchen ist der Softwaremarkt äußerst komplex und unübersichtlich. Langfristig lohnt es sich allerdings, Zeit und Aufwand in die Auswahl der richtigen Software für den Einsatz im Unternehmen zu investieren.

Sie werden auf Dauer sogar deutlich mehr Zeit und Mühe sparen, wenn Sie eine Software finden, die bestens zu den Anforderungen und der Strategie Ihres Unternehmens passt.

Mit der richtigen Software für Ihren Bedarf steigern Sie die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Die 5 Phasen bei der Software-Auswahl

Damit die Auswahl geeigneter Software gelingt, kann der Software-Auswahl Prozess grob in fünf Phasen unterteilt werden:

1. Analyse der Ist-Situation

Um die geeignete Software zu finden, sollten Sie zunächst Ihre aktuelle Ist-Situation im Unternehmen analysieren – und diese möglichst genau.

Analysieren Sie Ihre Unternehmens-Prozesse und kennen Sie die genauen Abläufe. Es ist hilfreich, auch andere am Prozess beteiligte Mitarbeiter mit einzubeziehen, um später ein möglichst genaues Bild von den Anforderungen machen zu können.

Sie haben sich einen Überblick verschafft? Dann starten Sie jetzt mit einer Problem-Analyse, mit Hilfe derer Sie die Probleme identifizieren, die die neue Software lösen soll. Probleme können in den unterschiedlichsten Bereichen auftreten, z. B. bei der internen Zusammenarbeit an Projekten, im Kundenservice, bei der Auftragsabwicklung oder allgemeinen Abläufen.

2. Anforderungen definieren

Der nächste Schritt beim Software-Einkauf besteht darin, die Anforderungen so klar wie möglich zu formulieren und zu gewährleisten, dass sie mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen.

Am besten erstellen Sie hierzu eine Liste mit dem benötigten Funktionsumfang in Abstimmung mit den zukünftigen Benutzern der Software. Sortieren Sie die Liste anschließend nach Wichtigkeit der einzelnen Funktionen.

Dazu können Sie grob definieren, welche Funktionen unerlässlich sind und welche eher in die Kategorie “nice to have” fallen.

3. Marktübersicht verschaffen

Sind die wichtigsten Anforderungen an die neue Software definiert, beginnen Sie damit, sich einen ersten Marktüberblick zu verschaffen.

Das Angebot an Softwarelösungen auf dem Markt ist schlichtweg riesig. Damit Sie den Überblick behalten, sollten Sie zunächst eine Softwarekategorie festlegen, die Ihren definierten Anforderungen am ehesten entspricht.

Informieren Sie sich anschließend über vorhandene Softwareprodukte Ihrer Kategorie, um einen ersten Eindruck der Softwareanwendungen auf dem Markt zu bekommen. Um die Suche zu verkürzen, können Sie statt über Google auch in Software-Verzeichnissen oder einem speziellen Software-Marktplatz nach der geeigneten Software suchen. Natürlich sind auch individuelle Software-Ausschreibungen eine Möglichkeit.

4. Auswahl eingrenzen & Shortlist erstellen

Auch innerhalb der einzelnen Softwarekategorien existiert noch eine große Anzahl an Softwarelösungen. Erstellen Sie daher eine Shortlist mit maximal 5-6 Softwareprodukten, die Sie im Anschluss detaillierter vergleichen.

Achten Sie bei der Erstellung der Shortlist auf Ihren zuvor erstellten Anforderungskatalog. Die neue Software sollte Ihre wichtigsten Funktionen beinhalten, zum festgelegten Budget passen und für die Größe und Ziele Ihres Unternehmens geeignet sein.

Unterstützt der Software-Anbieter außerdem On-Premise oder eher Cloud-Lösungen? Behalten Sie stets Ihre wichtigsten Kriterien für die Bewertung im Blick.

5. Software-Vergleich & Software-Auswahl

Im letzten Schritt werden die unterschiedlichen in Frage kommenden Softwarelösungen Ihrer Shortlist detailliert miteinander verglichen.

Erstellen Sie für den Software-Vergleich am besten ein übersichtliches Bewertungssystem. Das kann eine Bewertungsskala von 1 bis 10 Punkten (sehr schlecht – sehr gut) sein, die Sie in einer Tabelle bei den jeweiligen Anforderungen für jedes Softwareprodukt vergeben. Auf diese Weise können Sie am Ende auch ganz einfach eine Gesamtpunktzahl ermitteln, damit ein objektiver Software-Vergleich möglich wird.

Haben Sie ein oder zwei Favoriten als Software-Auswahl bestimmt, können Sie auf das Angebot einer kostenlosen Testphase zurückgreifen, das viele Software-Anbieter für einen festgelegten Zeitraum ermöglichen. Ein Vorteil davon ist, dass Sie die neue Software auch in der Praxis testen und besser bewerten können.

Für die erfolgreiche Software-Auswahl und Bewertung von Softwarelösungen gibt es zweifelsohne zahlreiche Kriterien, die in Betracht gezogen werden müssen. Das erfordert viel Zeit und Know-How. Wer keine tiefergehenden IT-Kenntnisse besitzt, wünscht sich daher oft professionelle Tipps und Unterstützung.

Im Rahmen einer Software-Auswahl Beratung können Unternehmen von langjähriger Expertise im Software-Auswahl-Prozess profitieren und sparen damit wertvolle Zeit beim Finden der richtigen Software.

Professionelle Software-Auswahl Beratung

Mit einer professionellen Software-Auswahl Beratung erhalten Unternehmen Unterstützung bei der Software-Auswahl und allen Belangen der Software-Einführung. Auf Basis des Software Implementierungs-Prozesses (SIP) kann so ein auf die individuelle Kunden-Situation abgestimmtes Konzept entwickelt werden.

Gemeinsam mit den Mitarbeitern der Kunden analysieren langjährige Experten deren Anforderungen, bauen gezielt Know-How auf, steuern Dienstleister und bereiten Datenbestände auf.

Erfahrene Software-Experten und Spezialisten für objektive Softwareauswahl und Softwareausschreibungen erstellen im Rahmen der Beratung auch unabhängige Software-Studien und Software-Marktübersichten zu den wichtigsten Themen-Clustern wie zum Beispiel E-Commerce, Cloud, PIM, ERP und CRM.

Eine Software-Auswahl Beratung unterstützt Sie bei folgenden Themen:

  • Agenturauswahl Beratung
  • Begleitung bei der Software-Einführung
  • Neue Software Technologien
  • Cloud Software-Auswahl
  • CMS-Software-Auswahl
  • CRM-Software-Auswahl
  • DAM-Software-Auswahl
  • ERP-Software-Auswahl
  • PIM-Software-Auswahl
  • ITSM-Software-Auswahl
  • Software-Auswahl von Personalsoftware
  • E-Commerce Software-Auswahl & E-Commerce-Einführung
  • Software-Auswahl von Marketingsoftware

 

Geschulte Software-Einkäufer unterstützen Unternehmen nicht nur bei der Software-Beschaffung oder bei Software-Ausschreibungen, sondern auch bei der Optimierung des eigenen Software-Portfolios und individuellen Anforderungen.

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