Die Prozesse, die Purchase-to-Pay umfasst, können sehr komplex und eine Herausforderung sein, die es professionell zu meistern gilt. Studien, die sich mit diesem Thema intensiv auseinandergesetzt haben, konnten bereits belegen, dass die Effizienz maßgeblich von einer Digitalisierung der Prozesse profitiert. Diese technische Transformation setzen aktuell jedoch erst wenige Unternehmen um. Wie sich die Effizienz der Purchase to Pay-Prozesse maßgeblich steigern lässt und welches Kosteneinsparpotential sich daraus ergibt, erklärt der folgende Beitrag.
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Herausfordernde Prozesse: Purchase-to-Pay
Purchase-to-Pay wird häufig auch als P2P beziehungsweise Procure-to-Pay bezeichnet. Gemeint sind mit diesen Ausdrücken die Prozesse, welche Unternehmen in ihrem Geschäftsalltag abwickeln – angefangen von der Beschaffung bis hin zu der finalen Bezahlung. Somit schließt Purchase-to-Pay sämtliche Arbeitsschritte ein, welche zwischen der Bedarfsmeldung und der Auslösung der Zahlung liegen, wie etwa Bestellung, Lieferung und Rechnungsverarbeitung.
Jeden Tag laufen in Unternehmen so die Purchase-to-Pay-Prozesse ab, die einen hohen organisatorischen wie auch finanziellen Aufwand bedeuten. In diesem Zusammenhang lassen sich allerdings zahlreiche Einsparmöglichkeiten aufdecken. Genutzt werden können diese vor allem, indem der vollständige Zyklus umfassend digitalisiert wird. So lässt sich nicht nur von Kostensenkungen, sondern ebenfalls von Effizienzgewinnen profitieren.
Studien belegen höhere Effizienz dank Digitalisierung
Im Jahr 2020 wurde zu dem Thema eine Studie durchgeführt. Untersucht wurde in dieser der Einfluss der Digitalisierung auf die Prozesse von Purchase-to-Pay. Befragt wurden für die Studie verantwortliche Mitarbeiter für die Bereiche Einkauf, Finanzen und IT aus insgesamt 200 verschiedenen Firmen. Im Fokus der Befragung standen dabei vor allem die Themen Rechnungsmanagement und Beschaffung.
Das Ergebnis der Untersuchung zeigte, dass im Durchschnitt 40 Prozent der Zeit eingespart werden könnte, wenn eine schnittstellenübergreifende Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses umgesetzt wird. Die Befragten schätzten außerdem, dass die Kosten im Durchschnitt so um rund 42 Prozent niedriger ausfallen würden.
Dieses hohe Kosteneinsparpotential würde sich vor allem dadurch ergeben, das Skontofristen mithilfe der passenden Software stets eingehalten werden könnten und außerdem Fehlerquellen maßgeblich reduziert würden, wenn Routineaufgaben zukünftig automatisiert ablaufen.
Zufriedenheit hinsichtlich der Durchlaufzeiten herrscht ebenfalls nur in den wenigsten Unternehmen. Der Prozess der Beschaffung und die Eingangsrechnungsbearbeitung verlaufen lediglich in 25 Prozent der Firmen wirklich optimal. Wie sich die Dauer der Beschaffung gestaltet, hängt maßgeblich von dem Digitalisierungsgrad in dem Unternehmen ab. Zeigt sich dieser als hoch, herrscht in den Firmen auch eine hohe Zufriedenheit mit der Beschaffungsdauer.
In 67 Prozent der Unternehmen werden langlebige Güter, beispielsweise Investitionsgüter, im Rahmen einer zentralen Organisation beschafft. Eine dezentrale Organisation findet sich in den meisten Firmen dagegen, wenn es darum geht, kurzlebige Güter zu beschaffen, wie etwa C-Teile, die einen niedrigen Wert- oder hohen Mengenanteil aufweisen, Verbrauchsgüter, Betriebsstoffe oder Verschleißteile.
Deutsche Unternehmen hinken bei der Digitalisierung hinterher
Im Rahmen der Studie konnte jedoch ebenfalls klar erkannt werden, dass eine Vielzahl der Unternehmen mit großen Hürden zu kämpfen hat, wenn es darum geht, digitale Lösungen zu implementieren.
Keinerlei Gründe, die dagegensprechen würden, etwa den Rechnungseingang elektronisch zu organisieren, sehen nur 25 Prozent der Unternehmen. Der Rest argumentiert mit fehlendem Budget, keinem ausreichenden technischen Verständnis oder einer zu hohen Komplexität des Prozesses. Oft wird ebenfalls befürchtet, dass im Rahmen der Digitalisierung Arbeitsplätze wegfallen könnten.
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