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Telefonische Warteschleifen: Wie Unternehmen das Werbepotenzial von Telefonansagen nutzen

Telefonische Warteschleifen: Wie Unternehmen das Werbepotenzial von Telefonansagen nutzen
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Kein Kunde hängt gern in der Warteschleife. Dudelt dann noch ein klassisches Musikstück in ohrenbetäubenden Frequenzen oder bittet eine Telefonstimme immer wieder um Geduld, liegen die Nerven blank. Im schlimmsten Fall legt der Kunde wütend auf und ruft nicht wieder an. Unternehmen tun deshalb gut daran, ihre Warteschleifen und Telefonansagen möglichst kundenfreundlich zu gestalten. Schließlich sind sie ein Aushängeschild und prägen das Unternehmensimage. Um Kunden auch am Telefon zu halten und zu binden, sollten sie einige Dinge beachten.

Warteschleifen über vier Minuten vermeiden

Der erste Schritt ist die Wahl des richtigen Service-Dienstes. Die Warteschleifen von Sonderrufnummern, wie etwa 0900 und 0180, müssen seit Juni 2013 zwar kostenlos sein. Ist der Anrufer mit dem Gesprächspartner verbunden, können aber recht hohe Kosten anfallen. Unternehmen sind deshalb gut damit beraten kostengünstige Anbieter zu wählen oder sich für eine Ortsvorwahl zu entscheiden. Im Idealfall ist der Anruf für Kunden kostenlos. Warteschleifen lassen sich damit allerdings nicht vermeiden. Schließlich kann nicht jeder Anruf sofort entgegengenommen werden. Allerdings ist zu beachten, dass Kunden nie länger als vier Minuten in der Warteschleife warten. Regeln lässt sich das etwa mit einer ACD-Anlage (Automativ Call Distribution).

Der richtige Sprecher für die Telefonansagen

Damit der Kunde nicht sofort abspringt, spielt es unter anderem eine große Rolle, mit welcher Stimme die Bandansage erfolgt. Wenn der Sprecher einen Dialekt spricht, lispelt oder eine farblose Stimme hat, kann sich das bereits negativ auswirken. Es ist deshalb empfehlenswert, dass die Telefonansage von einem professionellen Sprecher eingesprochen wird. Da viele Bandansagen von Frauen gesprochen werden, kann die Wahl einer männlichen Stimme bereits ein Alleinstellungsmerkmal sein. Denkbar ist auch die Stimme eines Hollywood-Schauspieler wie etwa Bruce Willis, der im Deutschen von Synchronsprecher Manfred Lehmann gesprochen wird. Weitere Informationen dazu finden Sie bei https://www.1a-telefonansagen.de/

Kurz und knapp: Telefonansagen positiv formulieren

Entscheidend ist aber nicht nur das Wie und Wer, sondern auch das Was. Telefonansagen wie „Wir sind gleich für Sie da!“ sollten dringend vermieden werden, da sie nicht immer eingehalten werden können. Stattdessen ist es ratsam Alternativen anzubieten. Kunden können darüber informiert werden, dass sie eine Nachricht hinterlassen oder das Unternehmen via E-Mail oder Kontaktformular auf der Internetseite erreichen.

Das Diktieren von Telefonnummern ist dagegen nicht empfehlenswert. Ebenso wenig Wörter wie „leider“, „Entschuldigung“ oder „Bitte haben Sie noch etwas Geduld“, da sie die Wartezeit nur unangenehmer machen. Besser sind positive Formulierungen und knappe Informationen. So ist es des Weiteren etwa möglich, dezent und unaufdringlich auf spezielle Angebote, Aktionen, Dienstleistungen, Kampagnen oder für weiterführende Informationen auf die eigene Internetseite zu verweisen.

Musik in der Warteschleife nur wenn sie passt

Wenn in der Warteschleife Musik erklingt, sollte sie zur Zielgruppe des Unternehmens passen: Lounge-Musik für Start-ups oder bedächtige Melodien für Trauerunternehmen. Darüber hinaus sollte die Musik nicht zu laut sein und die Frequenz nicht zu hoch. Neben den GEMA-Rechten ist zu bedenken, dass auch Nutzungs- und Bearbeitungsrechte erworben werden. Es kann angebracht sein, die Musik selbst einspielen zu lassen und zu produzieren. Wenn es zur Zielgruppe passt, sind unkonventionelle Maßnahmen, wie extra betextete und eingesungene Songs möglich. Schließlich sollte natürlich auch die Telefonanlage auf dem neuesten modernen Stand sein, um eine ausgezeichnete Wiedergabe- und Tonqualität zu garantieren.

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