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Tool-Tipp: Die Briefpost digitalisieren und direkt weiterverarbeiten #99

Tool-Tipp: Die Briefpost digitalisieren und direkt weiterverarbeiten #99
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Hin und wieder gibt es bei uns im Podcast Software- oder Service-Tipps. Ein Thema, was auch im Ecommerce immer wieder ein Thema ist, aber häufig stiefmütterlich behandelt wird, ist der Umgang mit der Briefpost oder allgemein mit den Prozessen inHouse. Je nach Größe und Anzahl der Lieferanten und Dienstleister kann es durchaus sein, dass man sehr viel Post verarbeiten muss. Ein Prozess der selten optimiert wird und als gegeben hingenommen wird.

Insgesamt gilt es aber nicht nur die Prozesse im Online-Marketing oder rund um das Produktmanagement zu optimieren. Die internen Prozesse können ebenfalls dazubeitragen, dass man flexibler und schneller agieren kann. Zu viel Papierkram ist hier nicht zielführend, wenngleich das papierlose Büro für viele nur ein Traum bleibt.

In der heutigen Podcast Episode möchte ich mich um das Thema Briefpost kümmern bzw. habe ich für einen Kunden lange nach einem Dienstleister gesucht. Mit getcaya.com habe ich vor ein paar Tagen genau solch einen Anbieter gefunden und direkt das Unternehmen kontaktiert. Von wem könnten wir uns den Service, die Einsatzmöglichkeiten besser aufzeigen lassen als vom Gründer und Geschäftsführer, Alexander Schneekloth selbst.

Wir sprechen im Podcast über die verschiedenen Einsatzbereiche, auch rechtliche Fragen klären wir. Als klein- oder großer Online-Shop könnte es doch eine absolute Hilfe sein, wenn man die Eingangspost direkt selektiert und weiterverbreiten kann. Wichtige Rechnungen gehen nicht verloren, können direkt angewiesen werden. Alle Lieferscheine sind an einem Ort, etc.

Digitalisierung der Briefpost einfach & effizient

Grundsätzlich ist die Frage zu klären, wie hilfreich und effizient ein Diensteifer sein kann, der die analoge Post für mich als Online-Händler digitalisiert und dann entsprechend digital auch zur Verfügung stellt. So kann die eingescannte Post per App, Browser oder aber auch in gängige Cloud-Systeme wie Dropbox, Google Drive, etc. abgespeichert werden.

Verzögerungen gibt es übrigens nicht, da die Briefpost direkt an den Dienstleister gesendet wird. Wie das geht, recht simpel wie ich finde:

Variante 1:
Die Post wird per “kurzfristigen Nachsendeauftrag” für 6, 12 oder 24 Monate an getcaya gesendet. Das betrifft dann wirklich nur die Briefpost. Pakete, Tageszeitungen, etc. kommen weiterhin an die normale Anschrift.

Variante 2:
Caya stellt eine Postbox-Adresse bereit. Diese ist in dem Fall in Berlin und kann vom Online-Shop als Kommunikationsadresse im Impressum, etc. genutzt werden.

Die Caya-Postbox-Adresse sieht dann wie folgt aus:

EureFirma
c/o AMN Data Solutions #234343
Glogauer Straße 5
10999 Berlin

Anhand der #234343 ist das Unternehmen direkt identifizierbar.

Verarbeitungsoptionen der digitalen Post

Die Briefpost wird tagesaktuell eingescannt und für euch digital zur Verfügung gestellt. Hier gibt es unterschiedliche Optionen, ob per App, per Browser (siehe Screenshot) oder ob ihr die Daten in eurer bevorzugtes Cloudsystem (z.B. Dropbox, Google Drive, etc.) überspielt

getcaya

Getcaya.com ist für alle klein- und mittelständischen Unternehmen nutzbar. Eine physische Grenze liegt bei größeren Mittelständlern, die mehrere Tausend Briefe pro Tag verarbeiten müssen. Darauf ist Caya nicht ausgelegt, sodass der kleine und mittlere Online-Shops den Dienst auf jeden Fall nutzen können.

Preis für die Digitalisierung der Post

Auch über den Preis spreche ich natürlich mit Alexander und ich bin ehrlich gesagt, sehr überrascht gewesen, ab welchem Preis der Service für Unternehmen letztlich gebucht werden kann. Ab 25 EUR im Monat geht es für Unternehmen los.  Wer Interesse hat, sollte sich die Preise direkt anschauen.

getcaya ist noch ein recht junges Unternehmen und hat noch einiges vor. Auch in Sachen Automation und Anbindung an Online-Shops sind durchaus Szenarien noch denkbar. getcaya ist hier sehr offen und hört auf direktes Kundenfeedback. Mit der Enterprise-Lösung baut das Unternehmen euch auch eure Anbindung – eben so, wie es für euch am effektivsten ist.

Links / Tools aus dem Podcast

Auch habe ich Gründer und Geschäftsführer Alexander Schneekloth von getcaya gefragt, welche Tools er denn in seinem Unternehmen im Einsatz hat und welche er unseren Zuhörer und Lesern empfehlen kann. Die Links gibt es hier und die Erläuterungen von ihm zu den jeweiligen Tools im Podcast.

  • HelloSign (Link)
  • Slack für die interne Kommunikation (Link)
  • Zoom für Telefon- und Videokonferenz (Link)
  • Basaas (Link)

Fragen zu E-Commerce und Online-Marketing

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Podcast – jetzt direkt anhören

Der Podcast wird bei Soundcloud gehostet und ist dementsprechend auch dort zu finden. Zudem gibt es in der rechten Sidebar ein Listing der letzten Ausgaben. Der Podcast ist zudem auch bei iTunes, Deezer oder Stitcher gelistet und abrufbar. Wir würden uns insbesondere über Feedback in Form von Kommentaren sehr freuen. Fast noch mehr würden wir uns freuen, wenn euch der Podcast gefällt und ihr das mit einer positiven Bewertung bei iTunes zeigt.

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