Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um einen digitalen, gesicherten Bereich, in dem die Aufbewahrung von vertraulichen Dokumenten möglich ist. Der Zugriff auf diesen virtuellen Ort ist einem bestimmten Kreis von Personen vorbehalten.
In früheren Zeiten überwiegten die physischen Datenräume, die häufig in einer Anwaltskanzlei oder im Unternehmen selbst eingerichtet wurden und die jeweiligen Dokumente in Papierform beherbergten. Heutzutage werden diese jedoch durch virtuelle Datenräume, die in einer Cloud realisiert werden, abgelöst.
Deutsche Datenräume zu Festpreisen können für Unternehmen zahlreiche Vorteile bedeuten. Wie sich diese gestalten und was unter einem Datenraum im Detail zu verstehen ist, erklärt der folgende Beitrag.
Datenräume für Unternehmen
Häufig wird ein physischer Datenraum auch als Due-Diligence-Datenraum bezeichnet, da bei einem Unternehmensverkauf oft ein derartiger Raum eingerichtet wird. In diesem werden sensible und streng vertrauliche Daten, die im Zuge einer M&A-Transaktion benötigt werden, von den Verantwortlichen bereitgestellt. Dadurch, dass die Daten an einem zentralen Ort gebündelt und aufbewahrt werden, ist eine ständige Überwachung möglich, die gewährleistet, dass lediglich die befugten Personen Zugriff auf diese erhalten.
Wie bereits erwähnt, wurden in vergangenen Zeiten vor allem die physischen Datenräume genutzt. Jedoch gehen mit diesen sowohl für den Kaufinteressenten als auch für den Verkäufer einige Einschränkungen einher. Beispielsweise kann der Verkäufer nicht nachvollziehen, welche Daten von dem Kaufinteressenten eingesehen wurden. Auch die Suche nach bestimmten Informationen gestaltet sich häufig kompliziert und äußerst zeitaufwendig. Virtuelle Datenräume bieten diesbezüglich so überzeugende Vorteile.
Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine Cloud-Lösung, die dazu dient, vertrauliche Informationen zu verwalten, zu sichern und freizugeben. Dieser erleichtert beispielsweise Risikokapitaltransaktionen oder M&A-Deals. Den Kaufinteressenten wird über eine sichere Internetverbindung ein Datenzugriff eingeräumt. Für die jeweiligen Zugriffsrechte können im virtuellen Datenraum dabei individuelle Einstellungen vorgenommen werden.
Im Gegensatz zu physischen Datenräumen gestaltet sich der virtuelle Datenraum außerdem wesentlich kosteneffizienter und überzeugt durch hohe Sicherheitsstandards sowie überaus einfache Zugänglichkeit und Bedienbarkeit.
Die Funktionen eines virtuellen Datenraumes
Virtuelle Datenräume verfügen in der Regel über einige Standardfunktionen, wie eine Multi-Faktor-Authentifizierung, eine Notizfunktion und ein Q&A-Werkzeug. Durch weitere optionale Funktionen wird eine sichere und vor allem unkomplizierte Verwaltung der Daten gewährleistet.
Verfügt der Datenraum über eine dynamische Indexerstellung und -zuordnung, kann die Struktur des Datenraums für Dateien und Dokumente einfach erstellt werden. Häufig ist die dynamische Indexerstellung mit einer Batch-Upload-Funktion kombiniert, mit der auch große Dokumentengruppen schnell hochgeladen werden können.
Darüber hinaus wird von den meisten virtuellen Datenräumen grundsätzlich fast jedes Dateiformat akzeptiert. Alle Dateien, die in den Datenraum hochgeladen werden, erfahren dabei eine automatische Überprüfung auf Fehler oder Viren.
Virtuelle Datenräume liefern ebenfalls den Vorteil für die Nutzer, dass ihnen die Möglichkeit geboten wird, Fragen zu den jeweiligen Dokumenten im Datenraum zu stellen. Kommunikationswege, die potentiell eher als unsicher eingestuft werden, wie beispielsweise die E-Mail-Kommunikation, müssen so nicht mehr genutzt werden. Q&A-Tools des Datenraumes ermöglichen es, die Fragen direkt im Datenraum zu stellen und dabei einen verständlichen Bezug zu den jeweiligen Dokumenten herzustellen. Dadurch wird zwischen den Parteien die Kommunikation maßgeblich optimiert.
Daneben gibt es auch virtuelle Datenräume, die eine erweiterte Suchfunktion bieten, mit deren Hilfe in allen vorhandenen Dateiformaten nach bestimmten Ausdrücken und Wörtern gesucht werden kann.
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