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Was ist ein Human Resource Management System (HRMS)?

Was ist ein Human Resource Management System (HRMS)?
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Was ist HRMS?

HRMS, die Abkürzung für Human Resource Management System, bezieht sich auf verschiedene Tools und Prozesse, die ein effektives Personalmanagement durch Funktionen wie Personalbeschaffung und Bewerberverfolgung (ATS), Personalmanagement, Talentmanagement und Lernmanagement ermöglichen. Ein Personalverwaltungssystem unterstützt Unternehmen auch bei der Einhaltung von Vorschriften, der Erweiterung ihres Talentpools und anderen personalbezogenen Aufgaben.

Was ist der eigentliche Zweck eines HRMS, werden Sie sich fragen? Während es eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen erfüllt, besteht die wichtigste Funktion von HRMS darin, eine effektive Entscheidungsfindung zum Nutzen des Unternehmens zu ermöglichen und dabei die Interessen der Mitarbeiter im Auge zu behalten. Durch die strategische Verwaltung aller HR-Aufgaben können Unternehmen mit einem HR-Management-System nicht nur ihre Produktivität und Rentabilität verbessern, sondern auch Mitarbeiter über den gesamten Lebenszyklus hinweg gewinnen und binden. Es automatisiert auch sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben für HR-Fachleute, so dass diese mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie Entscheidungsfindung und strategische Planung haben.

Ob Sie nun ein effektiveres Onboarding implementieren oder die Leistung Ihrer Mitarbeiter genauer messen und analysieren möchten – ein robustes Personalmanagementsystem kann all diese Anforderungen mit einer einzigen Lösung erfüllen.

Wie funktioniert es?

Von der Gewinnung neuer Bewerber bis zur Bewertung der Mitarbeiterleistung dient HRMS als Anlaufstelle für alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Personalwesen in Ihrem Unternehmen. Es beginnt damit, dass es die Lebensläufe aller interessierten Bewerber in einer zentralen Datenbank erfasst und so einen Rundum-Überblick über alle Bewerber bietet. Von dort aus sammelt es Informationen über und bietet Einblicke in die Personalbeschaffung, das Urlaubsmanagement und die Mitarbeiterdaten. Ein Personalverwaltungssystem umfasst auch ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter, über das diese ihre Daten eingeben und Dateien für ihre Unterlagen hochladen können, ganz wie es ihnen beliebt. Und das ist nur der Anfang – HRMS deckt ein breites Spektrum an HR-Funktionen ab; es lässt sich auch mit anderen Geschäftsanwendungen verbinden und in eine Vielzahl von Geschäftswerkzeugen integrieren.

Wer nutzt es?

Es stimmt zwar, dass ein HRMS für alle Arten von Unternehmen geeignet ist, aber einige Funktionen des Personalverwaltungssystems können für bestimmte Unternehmen besser geeignet sein als für andere. So können beispielsweise große Unternehmen, die mit großen Datenmengen und einer größeren Belegschaft zu kämpfen haben, sehr von der Möglichkeit profitieren, auf Aktualisierungen der HR-Compliance-Richtlinien, das Bewerberverfolgungssystem, die Gehaltsabrechnung und die Zeitplanung zu achten. Für kleinere und mittlere Unternehmen ist es dagegen nützlicher, eine Mitarbeiterdatenbank zu führen und dabei ihr Budget nicht zu sprengen.

Andere Unternehmen auf dem Markt für Personalverwaltungssysteme können solche sein, die der Produktivität Vorrang vor dem Budget einräumen. Daher entscheiden sich solche Unternehmen in der Regel für eine oder mehrere spezialisierte Lösungen für einen bestimmten Aspekt des Personalwesens, wie z. B. Gehaltsabrechnung oder Zeitplanung, zusätzlich zu einer HRMS-Suite, die in sich abgeschlossen ist.

Vorteile

Bisher haben wir festgestellt, dass ein HRMS viel zur Verbesserung der Gesamtproduktivität des Unternehmens beitragen kann, was zu einer höheren Rentabilität führt. Doch lassen Sie uns nun genau untersuchen, welchen Nutzen ein Personalverwaltungssystem für Sie als Akteur in einem Unternehmen hat, wobei wir die einzelnen Rollen untersuchen.

HR-Fachmann

Ein effizientes Personalverwaltungssystem entlastet die Mitarbeiter der Personalabteilung, indem es lästigen Papierkram, alltägliche Aufgaben und die Einhaltung von Vorschriften rationalisiert und automatisiert. Dadurch können sich die Administratoren besser auf wichtigere Prioritäten konzentrieren, die sowohl im Interesse der Mitarbeiter als auch des Unternehmens liegen, wie z. B. die Verbesserung der Arbeitsplatzkultur und die Steigerung des Mitarbeiterengagements.

Arbeitgeber

HRMS leistet für den Arbeitgeber viel mehr als das, was an der Oberfläche sichtbar ist. Da alle Informationen über die Mitarbeiter, einschließlich Leistungsanalysen, an einem einzigen zentralen Ort verfügbar sind, können Arbeitgeber großer Organisationen ihre Mitarbeiter und deren Produktivität im Auge behalten, ohne dass sie für diese Informationen auf die Personalverwalter angewiesen sind. Diese Einblicke helfen dem Management auch, fundiertere Entscheidungen zu treffen, um die Funktionalität des Unternehmens zu verbessern.

Mitarbeiter

Was leistet HRMS also für einen Mitarbeiter? Genauer gesagt, es vereinfacht ihr Leben, so dass sie dem Unternehmen in Bezug auf ihre Produktivität und Effizienz mehr bieten können. Ein solides Personalverwaltungssystem ermöglicht es den Mitarbeitern, mit Hilfe von Tools wie einem Selbstbedienungsportal selbständig zu werden, ohne dass sie für kleinere Aktualisierungen und Informationsanfragen zu den Personalverantwortlichen eilen müssen, und verbessert ihr Engagement für das Unternehmen insgesamt.

Die Mitarbeiter können selbstständig auf ihre Urlaubssalden und Gehaltsabrechnungen zugreifen und ihre Informationen im System aktualisieren. Ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen verbessert auch die Produktivität der Mitarbeiter insgesamt.

HRMS-Auswahl

Die Auswahl des richtigen Systems für Ihr Unternehmen kann sehr komplex sein. Mit unserer Checkliste zur Auswahl des richtigen Personalverwaltungssystems für Ihr Unternehmen versuchen wir, Ihnen die Auswahl zu erleichtern. Angesichts der großen Auswahl auf dem Markt ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an die Lösung stellt. Eine Anforderungsliste kann Ihren Auswahlprozess beschleunigen und leiten.

Stellen Sie diese Fragen als Ausgangspunkt:

  • Welche Funktionen benötigt Ihr Unternehmen von einem HRMS?
  • Wo bleibt Ihr derzeitiges HR-Management-System hinter den Anforderungen zurück?
  • Was erwarten Ihre spezifischen Interessengruppen (HR-Fachleute, Arbeitgeber und Arbeitnehmer) von dem HRMS?
  • Welche Bereitstellungsmethode passt am besten zu Ihrem Unternehmen: vor Ort, cloudbasiert oder hybrid? Arbeiten Ihre Mitarbeiter überwiegend an entfernten Standorten und benötigen Sie eine Cloud-basierte Lösung, die auch mobil einsetzbar ist?
  • Wie hoch ist Ihr Budget? Einige versteckte Kosten, auf die Sie achten sollten, können Systeminstallation, Wartung, System-Upgrades und mehr betreffen.
  • Welche HRMS-Anbieter bieten Demos und kostenlose Testversionen an?
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