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Inventory Audit Software vs Inventory Management System
In den Tagen vor der Einführung elektronischer und intelligenter Geräte mussten Unternehmen ihr Inventar mit Bleistift und Papier prüfen. Das war zwar mühsam und zeitaufwändig, aber die einzige Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, wie viele Produkte und Waren im Unternehmen vorhanden waren. Heute besteht die Standardmethode zur Durchführung einer Inventur für große und kleine Unternehmen darin, eine Auswahl von Artikeln zu treffen, sie physisch zu zählen und die Daten mit den Aufzeichnungen in Ihrer Software zu vergleichen.
In der Zukunft des Einzelhandels werden schätzungsweise 72 % der Einzelhändler ihre Lieferkette umgestalten, indem sie durch Mechanisierung, Sensoren und Systematik sofortige Transparenz schaffen. Unternehmen, die sich diese technologischen Fortschritte zu eigen machen, werden einen besseren Überblick über ihre Bestände erhalten, so dass sie effiziente Methoden integrieren können, um die Kundenzufriedenheit auf ein neues Niveau zu heben.
Die Verwendung von Software zur Bestandsprüfung ermöglicht es Ihnen, Ihre Bestandsinformationen an einem Ort zu verfolgen, aufzuzeichnen und zu speichern, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Die Software zeigt auch an, ob die Auditverfahren Ihres Unternehmens effektiv sind oder einer Überarbeitung bedürfen. Zu den weiteren Vorteilen gehören die genaue Datenverfolgung, der Rückgang von Diebstählen und schnellere Bewertungen, so dass Sie zu Ihren normalen Arbeitszeiten zurückkehren können.
Ein Bestandsverwaltungssystem hingegen erleichtert nicht nur Audits, sondern schafft auch ein Lagersystem, das Ihre Waren organisiert und für den Vertrieb optimiert. Sie können auch die Nachfrage vorhersagen und verwalten, die ideale Bestandsverwaltungsstrategie für Ihr Unternehmen wählen und Partnerschaften mit Lieferanten finden/entwickeln.
Wichtige Vorteile und Funktionen
Nachdem Sie nun einige der wichtigsten Vorgänge bei Bestandsprüfungen kennen und wissen, wie die Technologie Sie dabei unterstützen kann, ist es wichtig, die richtige Software auszuwählen. Unabhängig davon, ob Sie sich für ein Managementsystem mit robusteren Funktionen oder für eine Lösung entscheiden, die speziell zur Erleichterung von Audits entwickelt wurde, sollten Sie auf jeden Fall einige wichtige Funktionen auf Ihrer Liste der Must-haves haben. Die ideale Software sollte über die folgenden Vorteile und Funktionen verfügen:
Verkürzung der Vorbereitungszeit
Geplante Prüfungen auf Verlangen eines externen Prüfers erfordern, dass Sie alle Unterlagen zusammenstellen. Dies kann zeitaufwändig und mühsam sein, wenn Ihr Team Berge von Dokumenten durchsuchen muss, und noch schlimmer, wenn diese an verschiedenen Orten gespeichert sind. Mit dieser Software können Sie in wenigen Minuten genaue Berichte erstellen. So sparen Sie Zeit für sich und den Prüfer.
Geprüfte Daten zugänglich machen
Arbeitsaufträge haben gemeinsame Eigenschaften (z. B. Lagerhaltung, Bestellung, Nachverfolgung und Inventarisierung), die aufgezeichnet und während der Prüfung leicht zugänglich gemacht werden sollten. Mit dieser Software werden diese gemeinsamen Eigenschaften gespeichert und den Prüfern mit nur wenigen Tastendrücken zur Verfügung gestellt, wodurch unnötige Kopfschmerzen vermieden werden.
Erleichtertes Scannen und Nachverfolgen von Vermögenswerten
Ein integriertes Barcode-Scanner-Tool ist von höchster Priorität. Beim Scannen jedes Gegenstands werden die Daten automatisch in der Software erfasst und gespeichert. Wenn es keine integrierte Scanfunktion gibt, sollten Sie überlegen, wie einfach oder schwierig es wäre, diese Funktion in die Software zu integrieren.
Berichte generieren
Die Erstellung von Berichten nach Bedarf und nach Zeitplan während der Prüfung ist ein Muss. Sie sollten auch die Möglichkeit haben, benutzerdefinierte Inventarberichte zu erstellen, die eindeutig und genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Bevor wir fortfahren, ist es wichtig zu verstehen, dass eine Software allein nicht ausreicht, um die Anforderungen zu erfüllen. Sie müssen auch ein genau definiertes Verfahren einführen, das genau auf die Produkte und Waren Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
Audit-Checkliste
Um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie für Ihr Bestandsaudit benötigen, finden Sie hier eine kurze Checkliste:
- Führen Sie die Prüfung zu einer Zeit durch, in der das Geschäft Ihres Unternehmens langsam läuft oder nicht sehr produktiv ist.
- Wenn Sie einen externen Prüfer beauftragen, stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen, die Sie zur Durchführung der Prüfung benötigen.
- Verfügen Sie über eine gute Software, die eine Vermögensverwaltung in Echtzeit ermöglicht, das Scannen/Verfolgen des Inventars erleichtert und Berichte erstellt.
- Führen Sie die entsprechenden Verfahren durch (z. B. Cutoff-Analyse, physische Bestandszählung, Frachtkostenanalyse usw.)
- Aufzeichnung und Meldung der Ergebnisse
- Untersuchen Sie Unstimmigkeiten bei den Artikeln, falls Sie bei Ihrer Prüfung welche finden.
Fazit
Obwohl Audits von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, gibt es nichts zu befürchten. Sie verfügen jetzt über das richtige Know-how und die richtigen Werkzeuge, um sich auf Ihre Prüfung vorzubereiten und Ihre Bestände zu inventarisieren. Der Einsatz der für Ihr Unternehmen idealen Software zur Bestandsprüfung oder Bestandsverwaltung steigert Ihre Effizienz, mindert den Stress und hilft Ihnen, die Compliance-Anforderungen erfolgreich zu erfüllen, um einen reibungslosen Ablauf für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.
